หน่วยงานราชการมีข้อกำหนดว่า หนังสือราชการให้เขียนด้วยเลขไทย ความจริงเรื่องนี้มีกำหนดไว้นานแล้ว ซึ่งถือเป็นเอกลักษณ์ของชาติ แต่ได้ถูกละเลย และผู้ใช้งานพิมพ์ MS-Word ส่วนใหญ่ ถนัดที่จะพิมพ์เลขอารบิกมากกว่า ด้วยความเคยชิน เมื่อต้องพิมพ์เลขไทย จึงทำให้รู้สึกติดขัด และมีโอกาสที่จะใช้ตัวเลขทั้งสองแบบ ทำให้เอกสารไม่น่าดู เพื่อให้งานต่อการตรวจสอบ หลายคนคงเคยใช้ คำสั่ง “แทนที่” (Replace) จากเมนูแก้ไข (Edit) แต่ถ้าเป็นเช่นนั้น เราต้องใช้คำสั่ง 10 ครั้งในการ “แทนที่” คือตั้งแต่ เลข 0-9 เพื่อให้เป็น ๐-๙ สำหรับผู้ที่ต้องใช้งานบ่อยๆ ผมจึงเสนอให้บันทึกเป็นคำสั่ง แมโคร (Macro) ไว้ โดยเริ่มดังนี้
1. เปิดโปรแกรม Word แล้วลองพิมพ์เลขอารบิก 1234567890 จากนั้นให้คลิกเมนู “เครื่องมือ -> แมโคร -> บันทึกแมโครใหม่” หลังจากนั้นจะได้หน้าต่าง “บันทึกแมโคร” ให้ตั้งชื่อแมโครว่า “เลขไทย” และกำหนดแมโครให้กับ “แถบเครื่องมือ” (ให้กดปุ่มที่เป็นรูปค้อน) แล้วตอบ “ตกลง”
2. จะได้หน้าต่าง “กำหนดเอง” ให้เลือกแท็บ “คำสั่ง” ด้านขวาจะเห็น “Normal.NewMacro.เลขไทย” ให้ลาก (Drag) ปุ่มนี้ไปไว้บนแถมเครื่องมือ ตรงที่ต้องการในที่นี้ลากไว้ที่ข้างปุ่ม B I U แล้วกดปุ่ม “ปิด” ด้านล่างของหน้าต่าง“กำหนดเอง”
3. คลิกเมาส์ขวาที่ปุ่ม “Normal.NewMacro.เลขไทย” บนแถบเครื่องมือ จะได้แถบเมนูดังภาพ ให้เปลี่ยนชื่อ “Normal.NewMacro.เลขไทย” เป็น “เลขไทย” และคลิกเลือกเมนู “รูปและข้อความ”
6. ที่แถบเมนูตัวเลือก (ถ้าหายไปให้คลิกเมาส์ขวา ที่ปุ่ม “เลขไทย”บนแถบเครื่องมือ ใหม่) ให้คลิกเลือกเมนู “แก้ไขรูปบนปุ่ม” จะได้หน้าต่าง “ตัวแก้ไขปุ่ม”
7. บนหน้าต่าง “ตัวแก้ไขปุ่ม” ให้แก้ไขภาพด้านซ้าย โดยใช้สีจากข้างมาสร้าง ในที่นี้สร้างเป็นตัวเลข “๑๒” เมื่อพึงพอใจแล้วคลิกที่ปุ่ม “ตกลง”
8. ที่หน้าต่าง “กำหนดเอง” คลิกปุ่ม “ปิด” แถบหน้าต่างจะปิดไป และเราจะเห็นแถบเครื่องมือบันทึกแมโครเล็ก ๆ อยู่บนหน้าจอ แสดงว่าเริ่มมีการบันทึกคำสั่งแล้ว
9. ให้ไปที่แถบเมนู “แก้ไข” -> “แทนที่” แล้วพิมพ์เลขแรบิก “1” ในช่องสิ่งที่ค้นหา และพิมพ์เลขไทย “๑” ในช่องแทนที่ด้วย หลังจากนั้นคลิกปุ่ม “แทนที่ทั้งหมด”
10. โปรแกรมจะค้นหาตัวเลข 1 แล้วแทนที่ ด้วยเลข ๑ เมื่อทำงานเสร็จจะรายงานผลเป็นแถบเล็กๆ บนหน้าจอ ให้คลิกปุ่ม “ตกลง” ทำซ้ำกับเลข 2 3 4 5 6 7 8 9 0 เพื่อให้เป็น ๒ ๓ ๔ ๕ ๖ ๗ ๘ ๙ ๐ เมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่ม “ปิด” ในแถบหน้าต่าง “ค้นหาและแทนที่”
11. คลิกปุ่มสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่แถบเครื่องมือบันทึกแมโคร เป็นการสิ้นสุดการบันทึกแมโคร การทดสอบทำได้โดยกดปุ่มแมโคร “เลขไทย” ที่ทำไว้จะทำให้ตัวเลข 1234567890 กลายเป็น ๑๒๓๔๕๖๗๘๙๐ ทันที
พี่มิงค์ คอมทูเดย์ แนะนำ “เนื่องจากทิปของคุณอำนวย เขียนบนพื้นฐานของ Office 2003 ซึ่งถ้าเป็น Office 2007 คำสั่งแมโครจะอยู่ในแท็บมุมมอง -> แมโคร”
