กระแสของ Cloud ที่ใครๆ ต่างก็รู้จัก การเผยแพร่ไฟล์เอกสารจึงนิยมเผยแพร่ผ่านทาง Cloud ซึ่งไม่ใช่เพียงแค่คิดว่าเผยแพร่ แต่จำเป็นต้องคิดให้ละเอียดเกี่ยวกับความปลอดภัยของไฟล์ ซึ่งทาง Word มีระบบช่วยเหลือมาให้พร้อมอย่างเต็มที่ (ดูย้อนหลังตอนอื่นได้ที่นี่)
ใส่เงื่อนไขป้องกันไฟล์
ระบบป้องกันที่คุ้นเคยกันมาแต่ไหนแต่ไร คือการใส่รหัสผ่าน (Password) ซึ่งทาง Word เองสามารถทำได้เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ แถมมีรายละเอียดให้กำหนดปลีกย่อยเพิ่มเติมได้อีก
1. หลังจากที่คลิกไปตรงเมนู File แล้ว ให้คลิกไปตรงปุ่ม Protect Document ซึ่งจะมีตัวเลือกในการใส่เงื่อนไขการป้องกันไฟล์ที่ต้องเผยแพร่ดังนี้ (รูป 1)
– Mark as Final ตรงตัวตามนั้นเลย ให้ไฟล์ที่เผยแพร่อ่านได้อย่างเดียว แก้ไขอะไรไม่ได้
– Encrypt with Password กำหนดรหัสผ่านป้องกันไฟล์ คนที่รู้ถึงเข้าไปแก้ไขปรับแต่งได้
– Restrict Editing เพิ่มเงื่อนไขในการเข้าไปแก้ไขไฟล์ ว่าทำอะไรได้บ้าง
– Restrict Access เพิ่มเงื่อนไขในการเข้าไปใช้งานไฟล์
– Add a Digital Signature เข้ารหัสผ่านไฟล์ด้วย Digital Signature
2. ผมขอผ่านหัวข้อ Encrypt with Password ไป เข้าใจว่าคงคุ้นเคยกันดี มาดูกรณีของ Restrict Editing กันดีกว่าครับ เมื่อเลือก Restrict Editing แล้ว จะปรากฏ Restrict Editing Pane ปรากฏทางด้านขวามือ โดยมีเงื่อนไข
– Formatting restrictions จำกัดไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับสไตล์ข้อความ
– Editing restrictions หากต้องการจำกัดให้แก้ไขได้บางอย่าง จะต้องติ๊กเลือก Allow only this type of editing in the document เอาไว้ แล้วค่อยมาเลือกอีกทีว่าจะให้แก้ไขอะไรได้บ้าง เช่น กรณีที่สร้างแบบฟอร์ม ต้องการให้กรอกข้อมูลเฉพาะฟิลด์ที่เปิดไว้ ไม่ต้องการให้แก้ไขข้อความต่างๆ ในแบบฟอร์มได้ ให้เลือกเป็น Filling in forms
เมื่อพร้อมที่จะให้เงื่อนไขที่กำหนดมีผลต่อไฟล์งาน ให้คลิกไปที่ปุ่ม Yes, Start Enforcing Protection (รูป 2)
3. ตรง Editing restrictions หากเลือก Allow only this type of editing in the document เป็น Comments สามารถเลือกให้ยกเว้นใครบางคนที่สามารถเพิ่มคอมเมนต์เข้ามาในไฟล์งานได้ (รูป 3)
ตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์
ฟีเจอร์ในเรื่องนี้ เป็นสิ่งจำเป็นมากๆ สำหรับโปรแกรมสร้างเว็บ เพราะโอกาสเกิดความผิดพลาดในเรื่องของลิงก์ต่างๆ มีโอกาสเป็นไปได้สูง เช่นเดียวกันนี้ ไฟล์เอกสารงานของ Word มีรายละเอียดปลีกย่อยไม่แพ้กัน ขั้นตอนการตรวจสอบ ให้คลิกไปที่เมนู File คลิกไปตรงปุ่ม Check for Issues มีตัวเลือกดังนี้ครับ (รูป 4)
– Inspect Document ตรวจสอบในเรื่องของคุณลักษณะบางอย่างที่มีการซ่อนไว้ ปกติจะไม่เห็น พร้อมกับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับไฟล์ ว่าใครเป็นคนสร้างเมื่อไหร่
– Check Accessibility ตรวจสอบในแง่ของการปรับมุมมองให้สามารถอ่านได้ง่ายขึ้น สำหรับผู้ที่มีความจำกัดในบางเรื่อง
– Check Compatibility ตรวจสอบฟีเจอร์บางอย่างที่ใช้งานอยู่ แต่หากเผยแพร่ไปแล้ว ผู้อ่านใช้ Word ในเวอร์ชันก่อนหน้าอาจมีผลกระทบ
1. หลังจากที่เลือก Check Compatibility จะได้ข้อมูลสรุปฟีเจอร์ที่อาจมีปัญหาเมื่อนำไปเปิดด้วย Word เวอร์ชันก่อนๆ ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่า ต้องการตรวจสอบความเข้ากันได้กับ Word เวอร์ชันไหนกันบ้าง (รูป 5)
2. เช่นเดียวกัน หากเลือก Check Accessibility จะได้ Accessibility Checker Pane ปรากฏออกมาทางด้านขวามือ พร้อมสรุปให้ทราบว่า มีออบเจ็กต์ตัวไหนบ้างที่อาจทำให้ผู้ที่มีข้อจำกัดมีปัญหากับการอ่าน เช่น Object not Inline หมายถึง ไม่มีการกำหนดเส้น ทำให้อาจจะอ่านได้ยาก (รูป 6)
3. สำหรับ Inspect Document หลังจากที่เลือกใช้งาน สามารถกำหนดว่าต้องการให้ตรวจสอบอะไรบ้าง เช่นคอมเมนต์, Personal Information, Headers, Footers, Watermarks และอื่นๆ ได้ตามต้องการ แล้วจึงค่อยคลิกตรงปุ่ม Inspect เพื่อเริ่มการตรวจสอบ (รูป 7)
4. ดูตัวอย่างการตรวจสอบ สำหรับไฟล์ตัวอย่าง ได้ตรวจสอบพบเกี่ยวกับข้อความคอมเมนต์ รวมไปถึง Personal Information เกี่ยวกับชื่อผู้สร้างไฟล์ วันที่มีการสร้างไฟล์ โดยมีคำแนะนำให้คลิกปุ่ม Remove All เพื่อลบข้อมูลเหล่านั้นออกไปก่อนที่จะนำไปเผยแพร่ หรือจะไม่ลบก็แล้วแต่ (รูป 8)
เผยแพร่บน Cloud กันนะ
จะว่าไปแล้ว Cloud มีให้บริการกันอยู่หลายค่าย หนึ่งในนั้นคือ OneDrive จากทางไมโครซอฟท์ ซึ่งให้เนื้อที่จัดเก็บไฟล์ถึง 15GB ซึ่งท่านจะต้องสมัครเป็นสมาชิกเพื่อใช้งาน OneDrive มาให้เรียบร้อยเสียก่อน โดยที่ตัว Word รองรับการทำงานกับ OneDrive ได้เป็นอย่างดีโดยไม่ต้องสงสัย
1. บันทึกไฟล์ไว้ใน Cloud โดยคลิกไปที่เมนู File -> Share คลิกไปตรงปุ่ม Save To Cloud (รูป 9)
2. เข้าไปแล้วคลิกตรง OneDrive ตามด้วยการคลิกที่ปุ่ม Sign In โดยขั้นตอนต่อไป จะเป็นการ Sign In เข้าสู่ OneDrive ของยูสเซอร์แอ็กเคานต์ที่ใช้ (รูป 10)
3. เมื่อผ่านขั้นตอนการ Sign In เป็นที่เรียบร้อยแล้ว การบันทึกลงไปใน OneDrive ให้เลือกเป็น OneDrive แล้วตามด้วยการคลิกที่ปุ่ม Browse เข้าไปเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์ไว้ หรือจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่เพื่อจัดเก็บไฟล์นั้นก็ได้ (รูป 11)
4. หลังจากที่บันทึกไฟล์ไว้ใน Cloud เสร็จเรียบร้อย ขั้นตอนต่อไปเป็นการส่งอีเมล เชิญให้คนที่คุณต้องการให้เข้ามาใช้งานไฟล์ดังกล่าว ด้วยการเลือกมาที่ Invite People แล้วพิมพ์อีเมลแอดเดรส พร้อมเลือกว่าจะให้แก้ไขไฟล์นี้ได้ (Can Edit) หรือแค่อ่าน (Can View) และตบท้ายด้วยการคลิกที่ปุ่ม Share (รูป 12)
5. หรือจะใช้วิธีการเผยแพร่ผ่านทางลิงก์ ก็สามารถทำได้ โดยเลือกมาที่ Get a Sharing Link ซึ่งจะมีลิงก์สำหรับให้ดูไฟล์นี้เฉยๆ (View Link) กับแก้ไขไฟล์ได้ (Edit Link) ให้คลิกตรงปุ่ม Create แล้วก๊อบปี้ลิงก์ที่ได้บอกกับบุคคลที่ต้องการให้ดู หรือให้แก้ไขไฟล์ได้ (รูป 13)
ได้เห็นฟีเจอร์ที่ทำงานกับ Cloud ของ Word เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็อย่าลืมใช้กันบ่อยๆ นะครับ …สวัสดี
สำหรับคำถามคาใจ ที่หลายคนยังสงสัย
=== คำถาม ===
1. เมื่อกำหนดตรง Invite ผิดไป เช่นต้องการให้บุคคลนั้น Can View แต่เผลอไปกำหนด Can Edit สามารถแก้ไขได้อย่างไร ?
2. หากต้องการเผยแพร่ไฟล์เพื่ออนุญาตให้แค่ดูเท่านั้น มีวิธีอื่นไหมที่ผู้ใช้สามารถดูผ่านทางโปรแกรมบราวเซอร์ได้ทันที โดยไม่ต้องมีโปรแกรม Word
=== คำตอบ ===
1. ไม่ยากครับ หลังจากที่ Invite และคลิกปุ่ม Share ไปเรียบร้อยแล้ว ชื่อบุคคลนั้นจะปรากฏอยู่ด้านล่างปุ่ม Share ให้คลิกขวาตรงชื่อบุคคลนั้น แล้วเลือก Change permission to
2. ได้ครับ ให้เลือกการ Share เป็นแบบ Present Online แล้วก๊อบปี้ลิงก์ที่ได้ส่งไปให้กับผู้อ่านได้เลย
