การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 เมื่อปี 2020 ทำให้องค์กรต่างๆ ในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ต้องปรับใช้วิธีการจัดสรรงานและเทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้ เพียงชั่วข้ามคืน องค์กรต่าง ๆ ต้องเปลี่ยนไปใช้การประชุมทางไกลและการสื่อสารผ่านช่องทางต่าง ๆ ขยายโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยเพื่อรับมือกับภัยคุกคามทางไซเบอร์ใหม่ และสร้างรูปแบบการทำงานใหม่พร้อมมาตรการวัดคุณภาพใหม่ เพื่อทำให้มั่นใจว่าธุรกิจจะสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นในขณะที่พนักงานทำงานได้อย่างปลอดภัย
การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานที่พบว่า ตนเองต้องรับบทบาทหลากหลาย เป็นทั้ง ผู้ปกครอง ผู้ให้การศึกษา ผู้ให้ความบันเทิง และผู้นำทางธุรกิจ เมื่อต้องทำงานแบบรีโมทอย่างจริงจัง
มีการคาดการณ์ว่า หลายปีต่อจากนี้จะมีตำแหน่งงานถึง 50 ล้านตำแหน่งในประเทศอาเซียน-6 (อินโดนีเซีย มาเลเซีย สิงคโปร์ ฟิลิปปินส์ ไทย และเวียดนาม) ที่อาจเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปเป็นแบบรีโมท[1]
ในขณะที่หลายองค์กรยอมรับที่จะมีนโยบายเพื่อสนับสนุนการทำงานแบบรีโมท ถึงแม้จะเริ่มเปิดให้พนักงานกลับเข้ามาทำงานในออฟฟิศได้อย่างปลอดภัยแล้ว นั่นหมายถึงการที่บริษัทจะต้องกำหนดความหมายของ “การทำงาน” ใหม่ ซึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับสถานที่ที่พนักงานจะต้องเข้ามา แต่เป็นเนื้องานที่พวกเขาจะต้องทำ ลดปัจจัยพื้นฐานที่ต้องมีลง ปรับเปลี่ยนรูปแบบทีมการทำงาน, จัดระเบียบ, และการทำงานร่วมกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
- แนวความคิดแบบ Remote-First
ไม่สำคัญว่าส่วนหนึ่งของทีมจะทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ หรืออีกส่วนหนึ่งของทีมจะทำงานอยู่ที่บ้าน ในทำนองเดียวกันนั้น ไม่ควรสร้างความแตกต่างทั้งกับพนักงานบางส่วนที่ทำงานอยู่ต่างประเทศและพนักงานอีกส่วนหนึ่งที่ทำงานอยูไซต์ของลูกค้า ซึ่งถ้าไม่คำนึงถึงสถานที่ พนักงานทุกคนควรถูกมองว่าเป็นทีมเดียวกัน ดังนั้น พนักงานทุกคนจึงต้องได้รับ “ประสบการณ์การทำงานที่ดีอย่างเท่าเทียมกัน”
แก่นของแนวความคิดแบบ Remote-First นั้น ผู้นำธุรกิจจำเป็นต้องมั่นใจว่า ทีมงานของเขาสามารถเป็นส่วนหนึ่งของงานได้ในทิศทางเดียวกัน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม ทั้งนี้ครอบคลุมถึงผู้ร่วมงานที่อาจจะนั่งอยู่ห่างออกไปแค่ 6 ฟุต, อยู่ในที่ทำงาน หรืออยู่ในห้องประชุมของลูกค้า เมื่อทีมเวอร์ชวลเหล่านี้สามารถทำงานไปในทิศทางเดียวกันได้ มันจะช่วยขจัดอคติจากระยะห่าง – ที่ผู้ที่ทำงานผ่านรีโมทมักมีแนวโน้มที่จะถูกมองข้าม หรือในอีกมองในอีกมุมหนึ่ง, ผู้ทำงานผ่านรีโมทอาจรู้สึกว่าถูกทอดทิ้งได้
- เมื่อต้องรักษาระยะห่าง ยิ่งต้องสื่อสารให้มากขึ้น
ในการทำงานแบบรีโมท การสื่อสารมากเกินไป ไม่ใช่เรื่องที่เกินความจำเป็น ข้อจำกัดด้านการสื่อสารของทีมที่ทำงานแบบเวอร์ชวลคือไม่สามารถแสดงออกทางกายภาพได้เช่นเดียวกับที่ทำงานอยู่ในสำนักงานเดียวกัน – การแสดงท่าทาง, สังเกตสีหน้า และเข้าใจบริบทที่ต้องการสื่อสาร จึงต้องเน้นสื่อสารที่มากขึ้น เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้ ทีมควรใช้ช่องทางการสื่อสารทั้งหมดที่มีเพื่ออธิบาย ซักถามเพิ่มเติม อัปเดตการทำงานอย่างต่อเนื่อง และเข้าไปมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงาน
ในช่วงแรกนั้น อาจจะรู้สึกไม่คุ้นชิน แต่การสื่อสารที่มากขึ้นจะทำให้พนักงานแต่ละคนเข้าถึงกันได้มากขึ้น จากที่ปกติพวกเขาเคยสามารถพูดคุยกันที่โถงทางเดิน, ในสำนักงาน หรือผ่านฉากกั้นในที่ทำงาน
- การจดบันทึกอย่างละเอียดและต่อเนื่อง
ด้วยความจำเป็นที่ต้องให้ความสำคัญของการสื่อสารที่เพิ่มขึ้นเป็นอันดับแรก การทำงานแบบรีโมททำให้ทีมงานต้องเผชิญกับการประชุมที่เพิ่มมากขึ้น, บ่อยครั้งเป็นการประชุมแบบติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ผลตอบรับในช่วงแรกจากพนักงานระบุว่าทำให้เกิดความยุ่งยากในการติดตามการตัดสินใจ การจัดตารางเวลา และการวางแผนขั้นต่อไป
สิ่งนี้เน้นให้เห็นถึงความสำคัญของการกำหนดวาระการประชุมและการจดบันทึกในแต่ละครั้ง ซึ่งจะช่วยให้ทีมงานสามารถเข้ามาใช้เวลาร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพในทุกนาที
วาระการประชุมที่คงไว้ซึ่งความเรียบง่ายเหมือนเอกสารที่ใช้ร่วมกัน หรือสมบูรณ์เท่ากับการนำแอปที่ใช้ในการจัดการโครงการ (project management app) ที่พัฒนาขึ้นตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ จะช่วยกำหนดสิ่งที่ทีมต้องทำให้สำเร็จ เมื่อผู้จัดหรือผู้จดบันทึกที่ได้รับมอบหมายงานเพิ่มในระหว่างการประชุม ก็จะสิ้นสุดลงด้วยการแบ่งงานและการมอบหมายงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้การติดตามงานที่กำลังดำเนินการอยู่ง่ายมากยิ่งขึ้น
- VDO Call เมื่อจำเป็น
แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอเป็นตัวช่วยสำคัญของการทำงานแบบรีโมท แต่ทันทีที่พนักงานคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ เช่น Zoom และ Microsoft Teams ก็เกิดปัญหาในส่วนของกล้อง แม้ว่าวิดีโอคอลอาจจะเป็นวิธีที่ดีในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แต่ก็สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานได้เช่นกัน
อำนาจที่แท้จริงของบริษัทที่มีสาขา/เครือข่ายจำนวนมาก คือ การสื่อสารกันได้โดยไม่ต้องอยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน ยิ่งพนักงานเรียนรู้วิธีการทำงานร่วมกันเป็นทีม โดยใช้เวลาร่วมกันน้อยลงเท่าใด พวกเขาก็ยิ่งสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันและทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นเท่านั้น
ตามหลักการทั่วไป ทีมที่ทำงานแบบเวอร์ชวลควรเก็บวาระการประชุมไว้ และพิจารณาว่าส่วนใดที่จำเป็นต้องใช้การวิดีโอคอล และส่วนใดที่สามารถทำได้โดยใช้อีเมลหรือข้อความ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ ทีมงานควรพัฒนารูปแบบในการสื่อสาร ซึ่งระบุช่องทางต่าง ๆ ที่มีอยู่ และให้คำแนะนำในการใช้แต่ละช่องทาง
- Work-Life Balance อย่างไรให้ ‘เฮลธ์ตี้’
พนักงานหลายคนมีระเบียบการเข้างาน เพื่อให้รู้ว่าเมื่อใดควรเริ่มและหยุดทำงานโดยพิจารณาจากสถานที่ที่พวกเขานั่งทำงาน ที่เรียกว่า ออฟฟิศ แต่ในปัจจุบันพนักงานหลายคนจะรีโมทเข้ามาทำงาน, พนักงานจำเป็นต้องสังเกตสัญญาณและขอบเขตใหม่ ๆ เพื่อดูว่าทำงานเวลาใดจึงจะมีประสิทธิผล สำหรับบางคน มันเป็นเรื่องง่าย ๆ แค่มีที่ว่างพอที่จะให้นั่งทำงานก็เพียงพอแล้ว ในขณะที่บางคน อาจจะเป็นเหมือนกิจวัตรประจำวัน เหมือนกับเพลย์ลิสต์เพลงที่เปิดเฉพาะเมื่อถึงเวลาทำงานเท่านั้น
ยิ่งถ้าพนักงานสามารถสร้างการตอบสนองต่อเงื่อนไขเหล่านี้ได้มากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งรู้สึกได้ถึงสมดุลของชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัวได้มากยิ่งขึ้น พนักงาน 39% กล่าวว่า ประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขาลดลงกว่าเดิม เมื่อทำงานแบบ work-from-home, ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่จะต้องเข้าใจว่าการให้เวลากับตัวเองนอกเหนือจากการทำงาน ถือเป็นเรื่องสำคัญเท่ากับการรับผิดชอบในการทำงานเช่นกัน
เมื่อพนักงานปรับตัวเข้ากับการทำงานแบบรีโมทในอนาคตได้แล้ว เป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะนำเทคโนโลยีมาสร้างระบบให้รองรับการทำงานแบบรีโมทได้ สุดท้ายแล้ว, แนวความคิดแบบ Remote-First นั้นมีพื้นฐานมาจากการนำเทคโนโลยีมาช่วย:
- สร้าง digital workspace ที่ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าถึงทรัพยากรที่ต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้ดี
- สร้างเครือข่ายที่ยืดหยุ่น ที่ช่วยเพิ่มประสบการณ์การสื่อสารที่ดีแก่พนักงานที่ทำงานแบบรีโมท ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดหรือใช้อุปกรณ์ใดในการทำงาน
- สร้างโครงสร้างแอปพลิเคชันที่มีความรวดเร็วในการบริการให้กับทุกคนทั่วโลก
ในท้ายที่สุดแล้ว เทคโนโลยีช่วยให้ทีมที่ทำงานแบบรีโมทสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของตนเองได้ เนื่องจากการทำงานแบบรีโมทจะเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตทำงานจากนี้และตลอดไป องค์กรจึงต้องหาวิธีการทำงานที่ถูกต้องเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานทั้งในปัจจุบันและอนาคต
[1] Remote work: A temporary ‘bug’ becomes a permanent ‘feature’, Deloitte, Jun 2020
