เป็นที่ทราบกันดีว่าธุรกิจการจัดประชุมและนิทรรศการ เป็นหนึ่งในธุรกิจที่สามารถสร้างรายได้เข้าสู่ประเทศไทยในแต่ละปีไม่ต่ำกว่า 2 แสนล้านบาท ทว่าเมื่อเกิดวิกฤติการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 อุตสาหกรรมอีเวนต์ก็เป็นภาคธุรกิจแรกๆ ที่ได้รับผลกระทบอย่างหนัก ไม่แพ้อุตสาหกรรมการท่องเที่ยวและโรงแรมเลย เพราะด้วยมาตรการการควบคุมการแพร่เชื้อโควิด ทำให้มีกฎห้ามจัดงาน การประชุม นิทรรศการ หรืออีเวนต์ ที่เป็นการทำให้คนมารวมตัวกัน จนเกิดความเสี่ยงในการแพร่เชื้อโรคโควิด-19 นั่นเอง
แม้ในวันนี้จะมีมาตราการผ่อนปรน ให้มีการจัดอีเวนต์แล้ว แต่ก็ยังต้องรักษาระยะห่าง Social Distance รวมถึงการจำกัดจำนวนคนตามขนาดพื้นที่ การนำเทคโนโลยี Virtual Event และ Virtual Meeting Space หรือ VMS มาใช้ จึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการทำอีเวนต์ในยุค New Normal
โดยในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การจัดอีเวนต์ในโลกออนไลน์ หรือ Virtual Event เริ่มได้รับความนิยมมากขึ้น ทั้งจากเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้น และประโยชน์จากการช่วยลดต้นทุนและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เพราะคนสามารถเข้าร่วมงานได้โดยไม่ต้องเดินทางมายังสถานที่จัดงาน ลดปริมาณคาร์บอนจากการเดินทาง และลดขยะที่เกิดจากการจัดงาน และในช่วงวิกฤตไวรัสระบาดที่ผู้คนต้องรักษาระยะห่าง มันจึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้งานประชุมและงานอีเวนต์ต่างๆ ดำเนินต่อไปได้
ตัวอย่าง Virtual Event ที่เกิดขึ้นแล้ว อาทิเช่น Salesforce World Tour Sydney Reimagined งานอีเวนต์ของแพลตฟอร์ม CRM อันดับต้นๆของโลก โดยถือเป็นงานอีเวนต์ออนไลน์เต็มรูปแบบครั้งแรกในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ หรือแบรนด์เสื้อผ้าชื่อดังอย่าง Armani ที่ต้องการเลี่ยงผู้คนจำนวนมากที่จะมาพบปะกันในงานแฟชั่นโชว์ที่มิลาน (Milan Fashion Week) ก็จัดแฟชั่นโชว์ในแบบ “ไลฟ์สตรีมมิ่ง” ให้ผู้ชมทั่วโลกรับชมคอลเลกชันล่าสุดของแบรนด์ผ่านระบบออนไลน์
ทำความรู้จัก Virtual Event
เรามาทำความรู้จักกับ Virtual Event ซึ่งเป็นการจำลองสภาพแวดล้อมของงานอีเวนต์ที่จัดขึ้นจริง แล้วย้ายขึ้นมาอยู่บนโลกออนไลน์ โดยอาจเป็นส่วนขยายของอีเวนต์ที่เกิดขึ้นจริง หรือจัดขึ้นเป็นแบบอีเวนต์เดี่ยวๆ Virtual Event ถูกพัฒนามาจากรูปแบบไลฟ์สตรีมที่เรียบง่าย สู่รูปแบบการสร้างสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ เหมาะทั้งการจัดงานขนาดใหญ่ที่มีผู้ร่วมงานจากหลายประเทศ หรืองานขนาดเล็กที่อาจไม่จำเป็นต้องใช้สถานที่จริงในการจัดงานก็ได้
ด้วยข้อดีของ Virtual Event ที่เห็นได้ชัดคือช่วยประหยัดต้นทุน โดยเฉพาะค่าสถานที่ ในขณะที่ยังสามารถดึงคนเข้างานได้จำนวนมากจากทั่วทุกมุมโลก การปรับเปลี่ยนรูปแบบทำได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถออกแบบเชื่อมโยงแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซเพื่อสร้างยอดขายได้ทันที ที่สำคัญการจัดงานแบบในลักษณะนี้ยังช่วยให้ผู้ประกอบการทุกระดับมีศักยภาพสามารถจัดงานแสดงสินค้าของตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องบริษัทขนาดใหญ่เนื่องจากต้นทุนการจัดถูกกว่าออฟไลน์มาก
รูปแบบ Virtual Event ที่น่าสนใจ
Virtual Event ถูกพัฒนามาจากรูปแบบไลฟ์สตรีมที่เรียบง่ายสู่รูปแบบการสร้างสภาพแวดล้อมเสมือนจริงที่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ ซึ่งนักวางแผนอีเวนต์สามารถสร้างผลตอบรับที่ดีจากการใช้ประโยชน์ Virtual Event ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป
การไลฟ์สตรีม (Live streaming) เป็นการใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ที่สามารถบันทึกและถ่ายทอดออกอากาศพร้อนกันแบบเรียลไทม์ ปัจจุบันการไลฟ์สตรีมมีสัดส่วนเป็นจำนวนมากถึงกว่าสองในสามของปริมาณการใช้อินเทอร์เน็ตทั้งหมด และคาดว่าตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นถึงร้อยละ 82 ภายในปี 2563 ซึ่งในอุตสาหกรรมอีเวนต์มีการใช้งานไลฟ์สตรีมด้วยเช่นกัน เนื่องจากเนื้อหาแบบไลฟ์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเป็นอันดับสอง คือ การพูดบรรยาย การประชุม งานคอนเสิร์ตและเทศกาลต่างๆ โดยมีสัดส่วนการรับชมอยู่ที่ร้อยละ 43 ของไลฟ์คอนเทนท์ทั้งหมด
เว็บบินาร์ (Webinar) คำที่ใช้เรียก Web-Based Seminar แบบสั้นๆ หรือสามารถแปลได้ว่า “การสัมมนาผ่านเว็บไซต์” ซึ่งสามารถใช้ในการรนำเสนอ (Presentation) การบรรยาย (Lecture) การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) หรือการสัมมนา (Seminar) โดยใช้แพลตฟอร์มซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยการบริหารการประชุมผ่านวิดีโอและส่งข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์เป็นหลัก Webinar
อีเวนต์สภาพแวดล้อมเสมือนจริง (Virtual Environment Event) เป็นการจำลองสภาพแวดล้อมทั้งหมดเพื่อให้มีความคล้ายคลึงกับสถานที่จริง ซึ่งงานอีเวนต์ประเภทนี้ถูกสร้างขึ้นจากการผสมเทคโนโลยีต่างๆ เช่น ไลฟ์แชท (Live chat) เว็บบินาร์ (Webinar) วีดีโอสตรีมมิ่ง (Video streaming) และการสร้างภาพกราฟฟิกแทนตัวเอง (Avatar graphics) เข้าด้วยกัน ทำให้งานอีเวนต์ประเภทนี้สามารถมีประสิทธิภาพที่คล้ายคลึงกับอีเวนต์ในโลกจริง
เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับ Virtual Event
หนึ่งในคำถามขององค์กรที่ต้องการทำ Virtual Event คือหากต้องการทำนั้นเทคโนโลยีที่จำเป็นนั้นมีอะไรบ้าง หลายคนอาจมองว่าต้องมีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง กล้อง คอมพิวเตอร์ หรืออะไรอีกมากมาย ซึ่งในความเป็นจริงแล้วทั้งหมดที่พูดถึงนั้น อาจเรียกรวมกันว่า VIRTUAL SOLUTION และเพราะโควิด-19 ทำให้คนไทยต้องปรับตัวใช้งานไอทีเกิดความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีออนไลน์มากขึ้นและได้ประโยชน์ในการใช้ชีวิต เป็นแนวโน้มที่พฤติกรรมใหม่แบบ New Normal จะยังคงเปลี่ยนแปลงและคงอยู่ต่อไปเป็น Next Normal ในอนาคต โดย Virtual Event คือหนึ่งในเทรนด์หลักของยุคนิวนอร์มอล ปัจจุบันมี VIRTUAL SOLUTION เกิดขึ้นมามากมายในตลาด แต่ละตัวมีจุดเด่นจุดด้อยที่แตกต่างกัน ซึ่งเราต้องศึกษาให้ดีว่าเหมาะกับอีเวนต์ กลุ่มเป้าหมาย หรือโจทย์ที่ตั้งไว้หรือไม่
โดยเราวิธีที่ดีที่สุดในการเลือกว่าเทคโนโลยีใดที่เหมาะกับอีเวนต์ของเรา คือการทดลองใช้งานจริงกับอีเวนต์ที่มีการจัดขึ้นจริงเพื่อปรับใช้กับอีเว้นต์ของเราให้เหมาะสมและสมบูรณ์แบบมากที่สุด
สิ่งที่ผู้จัดงานต้องเตรียม เมื่อต้องการทำ Virtual Event
แม้ว่าการจัด Virtual Event จะเป็นเรื่องใหม่ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยาก หากต้องการที่จะทำ เพียงแต่ต้องเข้าใจถึงปัจจัยที่จะทำให้ผู้จัดงานประสบผลสำเร็จมากที่สุด ในฐานะผู้จัดมีสิ่งที่ต้องจัดเตรียมดังนี้
ข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย : ข้อมูลพื้นฐานของผู้เข้าร่วมงานแต่ละคนล้วนแล้วแต่มีความสำคัญในการวางแผนกิจกรรมทุกประเภท แต่ว่าการจัดงานแบบ Virtual Event ทางผู้จัดงานจำเป็นต้องคำนึงถึงเรื่องความแตกต่างของเวลาในแต่ละภูมิภาค และแพลตฟอร์มการจัดงานที่เป็นที่นิยมและเข้าถึงได้ของกลุ่มเป้าหมาย
อุปกรณ์ที่สมบูรณ์ : ควรมีอุปกรณ์ต่างๆ และประสิทธิภาพอินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการถ่ายทอดเสียงและวิดีโอในแบบคุณภาพสูง เนื่องจากวิดีโอเหล่านี้เป็นสิ่งหลักที่ผู้เข้าร่วมงาน Virtual Event จะได้สัมผัสตลอดตั้งแต่ต้นจนจบ
ทีมงานมืออาชีพ : อีกส่วนที่สำคัญไม่แพ้อุปกรณ์และระบบ คือต้องมีทีมงานที่ชำนาญในด้านต่างๆ ได้แก่
Producer ทำหน้าที่ควบคุมความต่อเนื่องของงานอีเวนต์โดยรวม และมีความเข้าใจวิธีการสร้างอีเวนต์ให้ผู้ชมมีปฏิสัมพันธ์และสามารถโต้ตอบกับผู้ชมได้
บุคลากรด้านเทคโนโลยี โดยต้องมีความพร้อมตลอดการทำอีเวนต์ตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อที่จะแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุด
Operators ผู้มีความรู้วิธีการควบคุมอุปกรณ์ต่างๆ เช่น กล้อง และสามารถตัดสินใจเลือกมุมหรือจุดที่จะถ่ายทอดสิ่งที่เกิดขึ้นในงานหลัก เพื่อให้ผู้ที่เข้าชมงานอยู่ในโลกเสมือนจริงได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด
แพลตฟอร์มที่เหมาะสม : การเลือกแพลตฟอร์มให้เหมาะสมกับประเภทของงานอีเวนต์ที่จะจัดขึ้น เพื่อให้สามารถรองรับกิจกรรมต่างๆ ที่แตกต่างกันได้อย่างไม่มีปัญหาและไม่ติดขัด นอกจากนี้ก็ต้องคำนึงถึงความนิยมของตัวแพลตฟอร์มอีกด้วย เพื่อเพิ่มการเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพของกลุ่มเป้าหมายผู้เข้าร่วมงาน ตัวอย่างเช่น Virtual Event /Exhibition แพลตฟอร์มรองรับธุรกิจการจัดอีเวนต์หรืองานแสดงสินค้าออนไลน์ ที่สามารถสร้างสรรค์รูปแบบกิจกรรมต่างๆ ให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายและดึงดูดความสนใจได้ไม่แพ้การจัดกิจกรรมแบบออนกราวด์ ด้วยระบบและเครือข่ายที่รองรับทราฟฟิกขนาดใหญ่สำหรับกิจกรรม Online Interactive รวมทั้งการรับชมมีเดียต่างๆ ที่มีความละเอียดสูง ช่วยให้งาน Virtual Event ราบรื่น คมชัด ไม่กระตุก
ผู้เข้าร่วมงานกับประสบการณ์ใหม่แบบ Virtual Event
สำหรับผู้เข้าร่วม Virtual Event หากต้องการเข้าร่วมงาน สามารถทำได้เพียงแค่มีคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ตที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ก็สามารถเข้าร่วม Virtual Event ทั้งนี้หากผู้จัดงานต้องการจำกัดจำนวนคนเข้าร่วม Virtual Event ก็สามารถทำได้ ผ่านการตั้งค่าในแพลตฟอร์ม หลังจากที่เข้าสู่ Virtual Event ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับประสบการณ์ใหม่ ที่ตื่นตาตื่นใจ ตามที่ผู้จัดงานจัดเตรียมไว้
การวัดผมความสำเร็จของ Virtual Event
แน่นอนว่าการจัดงานอีเวนต์แม้จะเป็นในรูปแบบ Virtual ก็จำเป็นต้องมีการวัดผลความสำเร็จ โดยสามารถผลจากจำนวนคนที่เข้าร่วมชม หรือร่วมกิจกรรมระหว่างที่มีการจัด Virtual Event และข่าวหรือกระแสที่เกิดขึ้นหลังจากจบอีเวนต์ว่ามีเสียงตอบรับดีมากแค่ไหน ซึ่งหากเปรียบเทียบกับการจัดอีเวนต์แบบเดิมแล้ว ก็ต้องยอมรับว่า Virtual Event นั้นสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้ง่ายกว่า งานอีเวนต์ที่เกิดขึ้นในโลกจริง เพราะว่าการกระทำทุกๆ อย่างในโลกออนไลน์ จะถูกจัดเก็บบันทึกได้ในแบบอัตโนมัติ ดังนั้นผู้จัดงานจึงสามารถนำข้อมูลเหล่านั้น ไปใช้วิเคราะห์และปรับปรุงการจัดงานในครั้งต่อไป ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะมีความแม่นยำมากกว่าการรวบรวมข้อมูลแบบอื่นๆ อีกด้วย
