ปัญหาใหญ่ของการทำงานเป็นทีมที่คน Work from Home ต้องเจอ คืองานหลุด แบ่งงานไม่ชัด ไม่รู้ใครรับผิดชอบ และไม่รู้ว่างานไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว ปัญหานี้จะหมดไปเมื่อใช้เครื่องมือเข้ามาช่วยให้การสื่อสารเรื่องงาน รวมถึงวางแผนงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
Techhub เคยแนะนำ Tools ช่วยวางแผนงานซึ่งได้รับความนิยมอยู่ 2 ตัวด้วยกัน วันนี้ได้โอกาสเลยมาเจาะลึก ระหว่าง Trello กับ Asana แพลตฟอร์มไหน มือใหม่ หรือมือโปรเลือกใช้งานยังไงดี จากประสบการณ์ใช้จริงหลากรูปแบบหลายองค์กร
เริ่มต้นกันที่ Trello แพลตฟอร์มที่ช่วยให้การทำงานเป็นทีมง่าย แบบเข้าใจได้ไม่ยาก โดยสามารถออกแบบ Board หรือขั้นตอนการทำงานของแต่ละแผนก หรือ Project ที่แตกต่างกันออกไปได้อย่างอิสระ สามารถตั้งค่าการมองเห็นเฉพาะทีมหรือระหว่างทีมในองค์กรได้
Trello ใช้แนวคิดแบบ Kanban คัม-บัง แบ่งงานออกเป็น 3 กลุ่ม คือ To do สิ่งที่จะทำ Doing กำลังทำ และ Done ทำเสร็จแล้ว โดยงานแต่ละชิ้นจะแบ่งออกเป็นการ์ด ที่สามารถใส่ชื่องานรายละเอียด ผู้รับผิดชอบ รวมถึงสมาชิกที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ โดยสามารถ กำหนด วันเวลาสิ้นสุด และแจ้งเตือนผ่านแอป หรืออีเมลได้
ไม่ต่างจาก Asana แพลตฟอร์มช่วยจัดการงานตัวถัดมาที่ได้รับความนิยมไม่แพ้กัน แต่ Advanced กว่า เพราะสามารถใส่รายละเอียดของงานย่อยๆ หรือเพิ่ม Subtask ในโปรเจคในแต่ละการ์ดงานได้มากกว่า และเลือกดูได้หลายมุมมอง
ข้อดีของการใช้ Tools เข้ามาช่วยติดตามงาน คือสมาชิกในทีมสามารถมองเห็นบอร์ดที่แสดงถึงภาพรวมของงานทั้งหมด รวมถึงเจาะรายละเอียดไปที่งานแต่ละชิ้น ผ่านออนไลน์ อัปเดตได้ทุกที่ทุกเวลา
สำหรับหัวหน้างานแล้ว ข้อดีของการติดตามงานผ่าน Tools ในลักษณะนี้ คือสามารถวิเคราะห์ศักยภาพของทีม ประเมินผลงาน หรือบริหารจัดการสัดส่วนและภาพรวมของงานทั้งหมด ผ่านฟังก์ชั่น Tags ที่สามารถค้นหาและเรียกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้
สิ่งสำคัญคือเริ่มต้นจากให้คนในทีมเห็นความสำคัญ และใช้งานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้ช่วงวิกฤตโควิดเเป็นโอกาส สร้างการทำงานที่เป็นระบบในอนาคต
สำหรับ Trello เปิดให้ใช้งานฟรี สำหรับบริษัทขนาดเล็ก หรือแผนกที่มีทีมไม่เกิน 10 ทีม สามารถแนบไฟล์ภาพ หรือไฟล์ เอกสารที่มีขนาดไม่เกิน 10MB ได้ หากต้องการเข้าถึงการใช้งานที่มากขึ้นสามารถอัปเกรดเป็นแบบ Business Class หรือแบบ Enterprise ได้ สำหรับแพ็กเกจฟรี ของ Asana นั้น สามารถเพิ่มสมาชิกได้ 15 คน ในราคาประมาณคนละ 10$ ต่อปี หรือเลือกแพค Premium , Business และ Enterprise ได้เช่นกัน
เริ่มออกแบบบอร์ดงานของทีมคุณได้ผ่านเว็บไซต์ Trello.com Asana.com หรือโหลดแอปพลิเคชั่น มาใช้งานในสมาร์ทโฟน หรือ iPad ได้เลย
#TechhubKnowledge
