ในปัจจุบันการนำ AI เข้ามาใช้งานในองค์กรนอกเหนือจากดูทันสมัย ยังช่วยประหยัดเวลาของพนักงาน ทำให้สามารถไปทำงานอื่นๆเพิ่มมากขึ้นได้ และพนักงานสามารถมีส่วนร่วมในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ การบันทึกเวลา การขอลาการบันทึกขอทำโอที การที่พนักงานสามารถทำในส่วนดังกล่าวได้เอง ช่วยให้องค์กรประหยัดต้นทุนด้านทรัพยากรกระดาษลดความเสี่ยงเรื่องความผิดพลาดของการสื่อสาร มีระบบจัดเก็บและตรวจสอบได้ โดยเฉพาะในกลุ่มธุรกิจที่มีจำนวนพนักงานมาก
ระบบดังกล่าวสามารถเชื่อมต่อ SAP Business One ในฐาน SIS ซึ่งเป็นผู้จำหน่าย SAP Business One มีการร่วมมือกับ OneDee.AI เพื่อนำเสนอ HR AI Chatbot ผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจให้กับผู้ใช้งาน ทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวกสบาย ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ทั้งระบบ ERP และ HR Software
แชทบอทสำหรับพนักงาน (HR Chatbot) กำลังเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงวงการการบริหาร และการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR management) รวมไปถึงการสร้างประสบการณ์ที่แปลกใหม่ให้กับพนักงานอีกด้วย ลองไปดูกันว่าจะเป็นอย่างไร
AI Chatbot นั้น สามารถทำให้แผนก HR พึงพอใจยังไงได้บ้าง? แชทบอทคืออะไร?
แชทบอท คือ ซอฟท์แวร์ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่สามารถเลียนแบบบทสนทนากับผู้ใช้ ด้วยภาษาที่เป็นธรรมชาติ ผ่านแอปพลิเคชันสำหรับส่งข้อความ (messaging apps) หรือแอปต่างๆ บนมือถือ (mobile apps) เช่น แอปบริหารจัดการพนักงานผ่าน AI Chatbot OneDee.ai เป็นต้น
แชทบอทสามารถทำอะไรให้กับแผนก HR ได้บ้าง?
คุณสมบัติเหล่านี้ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างทวีคูณแก่แผนก HR ขององค์กรต่าง ๆ
- ขยายขอบเขตการให้บริการที่ครอบคลุมทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ทำให้การเข้าถึงของพนักงานทำได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
- หัวหน้าพูดคุยกับทีมงานได้สะดวก เข้าถึงพนักงานได้ง่ายขึ้น ลดปัญหาด้านการสื่อสารภายในองค์กร ช่วยเทรนพนักงาน เพิ่ม Employee Engagement ภายในองค์กร พนักงานสามารถเข้าใจเป้าหมายขององค์กรในทิศทางเดียวกัน
- AI Chatbot ช่วยตอบคำถามพนักงานแทน HR เช่น สวัสดิการ, โควต้าวันลา, โอที, สิทธิประโยชน์ต่างๆ ช่วยลดเวลาในการทำงาน ไม่ต้องให้ HR มาคอยตอบปัญหาที่ซ้ำซ้อน
- ความสามารถในการใช้งานได้หลากหลาย ครอบคลุมได้ทุกฟังก์ชัน ทั้งการลงเวลาผ่านมือถือ ขอลางานออนไลน์ จัดตารางกะทำงาน รวมไปถึงการจ่ายเงินเดือน ทำให้ HR สามารถบริหารพนักงานได้สะดวกยิ่งขึ้นในแอปเดียว
- สามารถจัดการงาน และขั้นตอนการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ ทำให้ลดต้นทุนและการจัดการจากมนุษย์ เช่น การประกาศข่าวสาร (Announcement) ให้พนักงานทราบผ่านแอป หรือการรายงานการเข้างานของพนักงาน แบบ real-time เป็นต้น
แล้วฝ่ายบุคคลจะสามารถนำเอาแชทบอทไปปฏิบัติงานให้เกิดผลสำเร็จได้ยังไง? เรื่องที่ต้องคำนึง มีดังต่อไปนี้
5 เคล็ดลับสร้างแรงบันดาลใจ เพื่อการสร้างประสบการณ์ที่เหนือกว่าแก่ พนักงานด้วย AI Chatbot
- เริ่มต้นจากจุดเล็กๆ แล้วค่อยขยายขอบเขตให้กว้างยิ่งขึ้น
เมื่อบริษัทกำลังอยู่ในจุดเริ่มต้นของการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ ควรเริ่มต้นจากจุดเล็กๆ ก่อน เช่นการทดลองใช้กับพนักงานกลุ่มเล็กๆ กลุ่มหนึ่ง หรือ แผนกและพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งก่อน การทำแบบนี้จะทำให้คุณสามารถแก้ไขจุดบกพร่อง และจัดการกับประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ดีก่อนได้
- จัดการกับสิ่งที่สามารถจัดการได้ง่ายที่สุดก่อน
มองหากรณีการใช้งานของแชทบอทที่ง่ายต่อการนำมาใช้ก่อน เพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่มากจนเกินไป ถือเป็นการปรับตัวให้คุ้นชินกับเทคโนโลยีใหม่ เช่น อาจจะเริ่มจากการลงเวลาผ่านแอปก่อน หรือการขอลางาน ผ่าน HR Chatbot เป็นต้น
- ฝึกฝนแชทบอทของคุณ ให้เข้าใจความหมายต่างๆ
แชทบอทเป็นเหมือนเด็กอายุน้อยๆ ที่ต้องได้รับการฝึกฝนให้เข้าใจความหมายของประโยคต่างๆ มีความเข้าใจผิดว่าแชทบอทเมื่อนำมาใช้แล้ว แชทบอทจะฉลาดล้ำสามารถเข้าใจความหมายต่างๆ ได้ทันที เลยเถิดไปถึงสามารถเดาใจพนักงานได้ แต่ในความเป็นจริงแชทบอทก็เหมือนมนุษย์ทั่วไป ที่ต้องได้รับการสอนและเทรนประโยคต่างๆ เข้าไปก่อน ถึงจะเรียนรู้เพื่อตอบสนองได้ดียิ่งขึ้น
- สื่อสารตั้งแต่เริ่มแรก และให้พนักงานเข้ามีส่วนร่วม
ความหวาดกลัวของบุคลากรที่จะถูกแทนที่ด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือระบบการทำงานอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องที่ไม่ควรถูกมองข้าม การสื่อสารที่ชัดเจน เพื่อให้เกิดความเข้าใจและการชักชวนให้เกิดการมีส่วนร่วมในโครงการแชทบอท ต่างๆจากพนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะจากกลุ่มคนที่จะโดนผลกระทบโดยตรง ควรให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่ในขั้นตอนของการตัดสินใจและออกแบบ นี่จะไม่เพียงกำจัดข้อสงสัยคลางแคลงใจจากพนักงานที่ได้รับผลกระทบออกไป แต่อาจทำให้องค์กรสามารถมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในช่วงเริ่มแรกของการพัฒนาบอทอีกด้วย
- พิจารณาเรื่องการเข้าถึงข้อมูลและความปลอดภัย
ระบบ HR Chatbot จำเป็นที่จะต้องทำเข้าถึงข้อมูลของพนักงานในบริษัท เพื่อจะได้สามารถระบุตัวตนของพนักงานได้การที่บริษัทจะเลือกใช้ระบบ HR Chatbot ควรเลือกแอปพลิเคชั่น หรือระบบที่ระบุ Privacy Policy ไว้อย่างชัดเจน ถือเป็นประโยชน์ต่อทั้งบริษัทคุณ และแสดงถึงความน่าเชื่อถือของแอปพลิเคชั่นได้เป็นอย่างดีส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรด้วย AI Chatbot
โดยสรุป ระบบ HR Chatbot สามารถที่จะเข้าถึงพนักงานได้บ่อย และเป็นไปในเชิงรุกได้มากยิ่งขึ้น นำพามาซึ่งความคิดเห็นต่อผลการดำเนินงาน นโยบาย การฝึกอบรม รวมไปถึงการแจ้งเตือนของการนัดประชุม อีเว้นท์ นัดประเมินงานต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น ได้อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม แชทบอทสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบการปฏิสัมพันธ์กับพนักงานได้ก็จริง แต่ใช่ว่าจะมาทดแทนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ หรือแม้แต่การเข้ามาทดแทนบุคลากรฝ่ายบุคคลเลยเสียทีเดียว แต่ควรนำไปใช้เพื่อผสมผสานให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร และกระบวนการของธุรกิจ เพื่อช่วยส่งเสริม และผลักดันให้บริษัทเติบโตไปได้อย่างรวดเร็ว เท่าทันเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป
สนใจในผลิตภัณฑ์ SAP Business One
สามารถติดต่อได้ที่ sap@sisthai.com หรือ https://www.siscloudservices.com/th/our-services/erp-on-cloud/sap-business-one
ระบบบริหารพนักงานด้วย AI Chatbot ทดลองใช้ได้ที่ https://www.onedee.ai/th/
