ติดปีก เสริมเขี้ยวเล็บให้ Powerpoint & Outlook 2013 ตอนที่ 5 : ใช้งาน Contacts List และ Calendar ใน Outlook 2013

October 14, 2015

จากตอนที่แล้วได้พูดถึงการใช้ Outlook ในการจัดส่งรับเมล์กันไปแล้ว ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องสำคัญของการใช้งาน Outlook เนื่องจากจะต้องใช้อีเมลแอดเดรสทั้งของตัวเอง และผู้อื่นมาใช้ในงานอื่นต่อไป โดยเฉพาะเรื่องของการใช้ Calendar ที่จะได้มาพูดถึงกันในตอนนี้

เตรียมเรื่องของ Contacts List

การใช้ Calendar นอกจากเตือนเรื่องส่วนตัวเฉพาะของตัวเราเองแล้ว ยังสามารถใช้ในการนัดหมายกับผู้อื่นได้อีกด้วย นั่นหมายถึงว่า จะต้องมี Contacts List หรือรายชื่อผู้ที่เราต้องการติดต่อ นัดหมาย พร้อมใช้งานกันให้เรียบร้อยมาก่อน

1. หลังจากเรียกโปรแกรม Outlook ขึ้นมาทำงานแล้ว ตรงด้านล่างซ้ายมือ ให้คลิกเลือกตรง People เพื่อเข้าสู่หน้าต่างของ Contacts List ตามมาตรฐานได้แสดงหน้าจอแบ่งออกเป็น 3 ส่วน โดยตรงกลางเป็นรายชื่อของบุคคลที่เราต้องการติดต่อด้วย ซึ่งมีการจัดเรียงเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึง รวมไปถึงมีช่อง Search Contacts เพื่อพร้อมให้ค้นหาได้อย่างทันใจ ส่วนช่องขวามือสุดเป็นส่วนแสดงรายละเอียดของบุคคลท่านนั้นอย่างละเอียดกันอีกที

การสร้าง Contacts List บุคคลใหม่ สามารถทำได้หลายวิธี วิธีแรก ให้คลิกไปที่ปุ่ม New Contact หรือใช้การดับเบิลคลิกตรงช่องตรงกลางก็ได้ (รูป 1)

2. แบบฟอร์มในการกรอกรายละเอียดให้กับ New Contact ก็มีรายละเอียดให้กรอกมากมายแหละครับ ทั้งชื่อเต็ม ชื่อย่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ แต่ที่สำคัญคงต้องเป็นอีเมลแอดเดรส และการแนบไฟล์รูปภาพของบุคคลดังกล่าว ให้สังเกตเมื่อกรอกข้อมูลและใส่รูปภาพเข้าไป ตรงด้านขวาจะมี Business Card หรือนามบัตรสำหรับบุคคลนี้ สร้างมาให้พร้อมสรรพ หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้จัดเก็บ Contacts List โดยการคลิกที่ปุ่ม Save & Close (รูป 2)

3. การเพิ่ม New Contact อีกวิธีหนึ่ง สามารถใช้จากอีเมล์ที่เขาได้ติดต่อมาหา โดยให้ดูตรงช่องขวามือสุดที่แสดงรายละเอียดของอีเมล ตรงด้านบนจะปรากฏอีเมลแอดเดรสของเขา ให้คลิกขวาตรงนั้นแล้วเลือกคำสั่ง Add to Outlook Contacts (รูป 3)

4. นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีหนึ่ง เป็นการดึงไฟล์ Contact ของบุคคลนั้น จากไฟล์ .vcf ที่เขาได้จัดส่งมาให้กับเราผ่านทางอีเมล เมื่อดับเบิลคลิกตรงไฟล์ .vcf ก็จะเป็นการเพิ่ม Contact List คนใหม่เข้าไปให้ทันที การสร้างไฟล์ .vcf สามารถสร้างได้จากตัว Outlook หลังจากที่เปิดที่ Contact ของบุคคลนั้น ให้คลิกไปที่ปุ่ม Forward -> As a Business Card หรือ In Internet Format (vCard) การทำงานจะเข้าสู่หน้าจอการส่งเมล์ พร้อมแนบไฟล์ .vcf ไปพร้อมกับเมล์นั้นให้ด้วย (รูป 4)

5. พูดถึงการกรอกรายละเอียดของ Contact List หากสามารถกรอกได้ละเอียดมากเท่าไหร่ ในอนาคตสามารถใช้ประโยชน์จากการสั่งค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ ได้ตรงประเด็น แม่นยำ และรวดเร็วตรงประเด็นมากยิ่งขึ้น

จัดเตรียม Calendar ใช้งาน

เนื่องจากตัว Outlook ได้ถูกออกแบบมาให้ใช้กันได้ในทุกๆ ประเทศ ซึ่งแน่นอนว่า การเริ่มนับวัน นับเวลา เรื่องของวันหยุดในแต่ละประเทศ ย่อมแตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรปรับแต่งค่าของ Calendar ให้ตรงกับความต้องการให้เรียบร้อยกันเป็นอันดับแรก

1. คลิกไปที่เมนู File -> Options เมื่อได้หน้าต่าง Outlook Options มาแล้ว ตรงด้านซ้ายมือให้คลิกไปเลือก Calendar ซึ่งจะทำให้ด้านขวามือเป็นตัวเลือกต่างๆ ของ Calendar ที่สามารถปรับแต่งกันได้

– ตรงกลุ่ม Work time ให้คุณกำหนดเวลาเริ่มนับวัน Start time และ End time รวมไปถึงกำหนดว่าวันทำงานของคุณเป็นวันไหนบ้าง รวมถึงไปกำหนดวันแรกของสัปดาห์ว่าต้องการเป็นวันไหน ซึ่งวันใหญ่ต้องเลือกเป็นวันจันทร์ และสุดท้าย การเริ่มนับปี ต้องการเริ่มจากวันที่เท่าไหร่ ส่วนใหญ่เป็นวันที่ 1 มกราคม

– การเพิ่มวันหยุด ให้คลิกไปตรงปุ่ม Add Holidays ตรงหลังคำว่า Add holidays to the Calendar: เมื่อเข้าไปแล้ว ให้เลือกเป็น Thailand (รูป 5)

2. ลองดูผลลัพธ์กันนะครับ หลังจากเพิ่มวันหยุดประเทศของเราเข้าไปแล้ว ดูในเดือนธันวาคม ถูกต้องนะครับ ทั้งวันที่ 5 และวันที่ 10 ธันวาคม (รูป 6)

3. การเพิ่มวันหยุดนอกเหนือจากนี้ สามารถกำหนดเองได้ โดยการคลิกไปตรงปุ่ม New Appointment ซึ่งจะได้หน้าต่างกำหนดวันหยุด ให้กรอกข้อมูล โดยเริ่มจากการพิมพ์ในช่อง Subject เพื่อบอกว่าเป็นวันหยุดเกี่ยวกับอะไร เช่น วันหยุดประจำปี ในตัวอย่างได้กำหนดเข้าไปเป็นวันที่ 22 ธันวาคม จนถึงวันที่ 29 ธันวาคมของทุกปี พร้อมกับคลิกรายการ All day event เอาไว้ด้วย (รูป 7)

4. ยังกำหนดไม่เสร็จครับ ให้คลิกที่ปุ่ม Recurrence ตรง Recurrence pattern ให้เลือกว่าเป็นวันหยุดแบบรายปี (Yearly) ตามด้วยการคลิกที่ปุ่ม OK และสุดท้ายคลิกที่ปุ่ม Save & Close เพื่อบันทึกวันหยุดตามที่เราได้กำหนดขึ้นมาให้เพิ่ม (รูป 8)

5. เมื่อเข้ามาดูใน Calendar จะพบวันหยุดตามที่กำหนดให้ใหม่ (รูป 9)

6. จริงๆ แล้ว คุณสามารถสร้าง Calendar เพื่อใช้งานได้หลายๆ อัน สำหรับแบ่งงานเฉพาะเรื่องไปได้ (หากไม่งงไปเสียก่อน) วิธีการสร้าง ให้เปลี่ยนมุมมอง (View) เป็นแบบ List โดยการคลิกที่ปุ่ม Change View จากนั้นให้คลิกขวาตรงคำว่า Calendar เลือกคำสั่ง New Calendar กำหนดชื่อ Calendar ใหม่ตามต้องการ เช่น iCalendar โดยที่ Calendar อันใหม่ จะยังไม่มีวันหยุดตามที่สร้างขึ้น (รูป 10)

7. วิธีการก๊อบปี้วันหยุดจาก Calendar ให้ใช้เมื่ออยู่ที่ View List แล้วกดปุ่ม Ctrl + A เพื่อเลือกวันหยุดทั้งหมด จากนั้นกดปุ่ม Ctrl + C เพื่อก๊อบปี้วันหยุดไปเก็บไว้ที่คลิปบอร์ดเอาไว้ก่อน (รูป 11)

8. ต่อไปให้คลิกมาที่ Calendar อันใหม่ แล้วกดปุ่ม Ctrl+V เพื่อก๊อบปี้วันหยุดมาไว้ใน Calendar อันใหม่ (รูป 12)

9. หากเห็นว่าการแสดงรายงานวันหยุดใน View List ดูไม่ค่อยสะดวก ดูไม่ค่อยได้ตรงใจ สามารถปรับแต่งได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม View Settings ซึ่งจะได้หน้าต่าง Advanced View Settings มีปุ่มให้คลิกเข้าไปปรับแต่งมากมาย เช่นปุ่ม Columns สำหรับกำหนดให้แสดงคอลัมน์อะไรออกมาบ้าง ในกรณีที่ต้องการจัดเรียงวันที่กันใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม Sort เข้าไปกำหนดในช่อง Sort Items by เป็น Start หมายถึงให้เรียงวันหยุดจากต้นปีมาท้ายปี (Ascending) (รูป 13)