ส่งท้ายกับโปรแกรม PowerPoint เป็นการแนะนำถึงการใช้ประโยชน์ของ Header และ Footer ดูกันสักหน่อยว่า แตกต่าง และมีประโยชน์อย่างไรเมื่อเทียบกับโปรแกรม Microsoft Word รวมไปถึงแนะนำฟีเจอร์เด็ดๆ อย่างตัวเลือกในการกำหนดแอนิเมชันที่อาจหลงลืมไม่ได้ใช้งานกัน
ใช้ Header & Footer ให้ได้ประโยชน์
ใน PowerPoint มี Header และ Footer เพื่อให้คุณสามารถใส่ข้อความบ่งบอกบางสิ่งบางอย่างเข้าไปในสไลด์ได้แบบอัพเดต และสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างอิสระ โดยไม่ต้องไปยุ่งเกี่ยวกับเนื้อหา หรือคอนเทนต์ในตัวสไลด์แต่อย่างใด
1. วิธีใส่ Header และ Footer ให้เลือกไปที่เมนู INSERT ตามด้วยการคลิกตรงปุ่ม Header & Footer ซึ่งจะได้หน้าต่าง Header and Footer ให้คลิกทำงานตรงแท็บ Slide
– หากต้องการใส่เกี่ยวกับวันเวลา ให้เลือกรายการ Data and time เอาไว้ และสามารถกำหนดให้วันเวลาเป็นแบบเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ (Update automatically) หรือแบบตายตัว (Fixed) ตามที่เรากำหนดไว้ให้
– ต้องการใส่หมายเลขแผ่นสไลด์ ให้เลือกรายการ Slide number เอาไว้
– ต้องการมี Footer ให้เลือกรายการ Footer เอาไว้ พร้อมพิมพ์ข้อความที่เป็น Footer ลงไปในช่องว่าง
สุดท้าย หากต้องการให้มีผลกับทุกสไลด์ให้คลิกตรงปุ่ม Apply to All หรือถ้าต้องการเฉพาะสไลด์นี้ ให้คลิกตรงปุ่ม Apply (รูป 1)
2. ได้มาแล้วกับ Header และ Footer กำกับบนแผ่นสไลด์ หากต้องการแก้ไขปรับเปลี่ยนส่วนของ Header และ Footer เฉพาะสไลด์แผ่นนี้ สามารถคลิกไปตรง Header และ Footer จัดแจงเปลี่ยนข้อความ หรือปรับแต่งรูปแบบฟอนต์ ขนาด สี ได้ตามใจชอบ
3. แต่ถ้าต้องการปรับเปลี่ยน Header และ Footer ให้มีผลกับทุกสไลด์ ให้แก้ไขผ่านทาง Slide Master โดยการเลือกไปที่เมนู View คลิกตรง Slide Master จะพบส่วนของ Header และ Footer เป็นกรอบสี่เหลี่ยม และในกรณีที่เป็นหน้าของสไลด์ จะแสดงเป็นตัวแปร <#> แทน ก็ให้จัดการเปลี่ยนแปลงฟอนต์ ขนาด สี ย้ายตำแหน่งการแสดง รวมไปถึงข้อความต่างๆ ได้จากตรงนี้ (รูป 2)
ใช้แอนิเมชันให้เป็น
เรื่องแอนิเมชันของ PowerPoint เป็นจุดขายที่หลายๆ ท่านหันมาใช้ PowerPoint ในการพรีเซนต์งาน มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับแอนิเมชันกันดูสักหน่อยนะครับ ว่าหลงลืมอะไรไปบ้าง ทั้งๆ ที่ฟีเจอร์นี้มีอยู่แล้วในตัวมันเอง
– การใส่แอนิเมชันให้กับข้อความ (Text) ตามปกติก็มักจะใส่กันแบบง่ายๆ ให้แอนิเมชันมีผลพร้อมกันทั้งออบเจ็กต์ไปเลย เช่นกำหนดให้ใช้แอนิเมชันแบบ Zoom กับส่วนที่ Heading ผลที่ได้ Heading จะแสดงแอนิเมชันพร้อมกันทั้งหมดทีเดียว เช่นกรณีที่มี 2 คำ ก็จะแสดงพร้อมกันทั้ง 2 คำ (รูป 3)
– ทีนี้ลองคลิกที่ปุ่ม Effect Options ซึ่งจะได้หน้าต่างตามชนิดแอนิเมชันที่เลือกใช้งานนั้น มากำหนดค่าเพิ่มเติมกันในช่อง Animate text ตามปกติได้ถูกเลือกไว้เป็น All at once หมายถึงทำงานพร้อมกันทั้งหมดนั้นเลย ให้เลือกเป็น By word หากต้องการให้ทำงานที่ละคำ หรือ By letter หากต้องการให้ทำงานทีละตัวอักษร และมีจุดหนึ่งที่ให้เข้าไปกำหนดค่าคือช่อง % delay between ไปกำหนดความห่างของการทำงานในแต่ละคำ หรือแต่ละตัวอักษร
ให้ทดลองพรีวิว จะเห็นผลการทำงานที่แตกต่างจากกรณีของ All at once อย่างแน่นอน (รูป 4)
– เช่นเดียวกับข้อความที่เป็นหลายๆ บรรทัด สามารถจับแยกให้ค่อยๆ ไล่แสดงข้อความมาทีละบรรทัดได้ แม้ว่าข้อความเหล่านั้น จะเป็นออบเจ็กต์เดียวกันก็ตาม เช่นในตัวอย่างได้เลือกแอนิเมชันเป็นแบบ Wave หลังจากที่พรีวิวดูผลแล้ว สามารถปรับแต่งค่าได้ โดยคลิกไปที่ปุ่ม Effect Options ก็จะมีตัวเลือก Sequence เลือกลำดับการแสดงข้อความในแต่ละบรรทัดอย่างไร
หากต้องการให้ไล่แสดงมาทีละบรรทัดจากบนลงมาด้านล่าง ให้เลือกเป็น As One Object ถ้าต้องการให้แสดงพร้อมกันหมดทีเดียวให้เลือกเป็น All at Once (รูป 5)
– มาดูอีกตัวอย่างหนึ่งของการใช้ Effect Options ให้ได้ประโยชน์มากขึ้น เมื่อเลือกใช้แอนิเมชันแบบ Brush Color ผลที่ได้ตามปกติก็คือ จะเป็นการค่อยๆ ใส่สีไล่ไปในตัวอักษร โดยสีที่จะถูกนำไปใส่ก็จะเป็นสีที่กำหนดอยู่ตรงปุ่ม Effect Options และข้อความทั้งหมดจะถูกแทนที่ด้วยสีที่กำหนด
ทีนี้หากต้องการผลพิเศษมากขึ้น คือหลังจากที่แทนสีเพื่อให้ทราบว่า ข้อความนั้นได้ถูกแสดงไปแล้ว และอยากให้ข้อความกลับมาแสดงเป็นสีเดิม ให้กำหนดโดยคลิกที่ปุ่ม Effect Options ไปกำหนดสีให้กลับคืนมาได้ที่ช่อง After animation แล้วเลือกสีตามต้องการ พร้อมกับเลือก Sequence เป็นแบบ By Paragraph (รูป 6)
– และถ้าต้องการใส่ไฮไลต์เปลี่ยนสีให้กับข้อความ จะใช้วิธีการวาดใส่รูปทรงสี่เหลี่ยมวางไว้อยู่ด้านหลังข้อความ พร้อมกับกำหนดสีเริ่มต้น ต่อจากนั้นไปที่แท็บ ANIMATIONS เลือกใช้เป็นแบบ Fill Color ตามด้วยการคลิกตรงปุ่ม Effect Options ดูกันตรงแท็บ Effect สิ่งที่กำหนดได้คือช่อง Style หากต้องการให้รูปแบบการเปลี่ยนสีเป็นแบบไหนก็เลือกได้ตรงนี้ โดยเลือกได้ทั้งแบบแสดงเป็นสีทึบ กับค่อยๆ ไล่สีไป (รูป 7)
– จากสองตอนที่ผ่านมา เราได้รู้จักวิธีการสร้าง Chart ในรูปแบบต่างๆ แน่นอนว่า Chart ในแต่ละรูปแบบสามารถถูกกำหนดแอนิเมชันได้ด้วยเช่นกัน เช่นในกรณีของกราฟวงกลม หากต้องการให้มีแอนิเมชันแยกไปของแต่ละชิ้น หลังจากกำหนดแอนิเมชันในรูปแบบที่ต้องการเสร็จแล้ว ให้มาคลิกที่ตรงปุ่ม Effect Options ตรง Sequence กำหนดเป็น By Category แทนที่จะเป็น As One Object (รูป 8)
– สุดท้ายกับเรื่องของ Motion paths เป็นฟีเจอร์ที่อยากให้ใช้กันมากๆ เพราะจะทำให้การพรีเซนต์มีความน่าตื่นตาตื่นใจกันเพิ่มมากขึ้น โดย Motion paths มีทั้งแบบการเคลื่อนที่แบบเส้นตรง (lines), ครึ่งวงกลม (Arcs), โค้งตามมุม (Turns), รอบๆ รูปทรง (Shapes) รวมไปถึง Custom Path ให้คุณกำหนดทิศทางได้เอง (รูป 9)
– วิธีใช้งาน Motion paths ไม่ยากครับ ในตัวอย่างได้ใช้การแทรกรูปทรงก้อนเมฆมา ขั้นตอนก็เพียงแต่เลือก Motion Paths เป็นแบบ Lines ซึ่งจะเห็นทิศทางการเคลื่อนที่แสดงจากจุดเริ่มต้นเป็นสีเขียว และจุดสิ้นสุดเป็นสีแดง ในตัวอย่างเริ่มต้นเป็นการเคลื่อนที่จากบนลงล่าง วิธีการเปลี่ยนทิศทางก็แค่คลิกตรงปุ่มสีแดง หรือสีเขียวไปยังทิศทางใหม่ก็แค่นั้น (รูป 10)
เป็นอย่างไรบ้างครับ กับฟีเจอร์ของโปรแกรม PowerPoint ที่ลองแคะออกมาทำความรู้จัก อย่าง Motion paths สามารถใช้กับการแสดง Bullet เพื่อให้ทราบว่ากำลังถึงข้อความตรงไหน โดยที่เราไม่ต้องไปใช้เมาส์ชี้แทนได้ สำหรับตอนหน้ามาพบกับโปรแกรม Outlook กันนะครับ….
