เมื่อโควิดจบแต่เทรนด์การทำงานไม่จบ เพราะคนรุ่นใหม่ เน้นสร้างสมดุลชีวิต
หลังสถานการณ์โควิดเบาบางลง ได้สร้างเทรนด์ในการทำงานที่เรียก Hybrid Work ขึ้นมา เป็นรูปแบบที่ช่วยพนักงานสามารถทำงานร่วมกันจากที่ไหนก็ได้ ทั้งพนักงานที่อยู่ออฟฟิศ พนักสาขา พนักงานบางกลุ่มอยู่ที่จุดบริการลูกค้า หรือพนักงานงานที่ทำงานจากบ้านของตัวเอง โดยอาศัยเครื่องมือและเทคโนโลยีเข้ามาช่วย
จากข้อมูลของ Work Trend Index Annual Report 2022 ที่ได้สำรวจความคิดของพนักงานทั่วโลกรวมทั้งประเทศไทยพบว่า พวกเขาต้องการสร้างสมดุลของชีวิตการทำงาน และชีวิตส่วนตัว พวกเขาต้องการเวลาทำงานที่ยืดหยุ่น รวมทั้งยังต้องการออฟฟิศให้ที่ออกแบบสภาพแวดล้อมให้พร้อมทำงานแบบ Hybrid Working และมีบรรยากาศที่น่าเข้ามาทำงาน
แต่ Hybrid Working ไม่ใช่แค่สั่งให้พนักงานไปทำงานที่บ้าน แล้วเอา KPI ไปครอบพวกเขา องค์กรจะต้องมีเทคโนโลยีเพื่อรองรับการทำงานให้กับพนักงานที่มาทำงานในออฟฟิศ และพนักงานที่ทำงานจากที่ต่างๆ (Remote Worker) ให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ รวมทั้งจะต้องหากิจกรรมเพื่อให้เกิดปฏิสัมพันธ์ที่มากขึ้น เนื่องจากพนักงานเจอกันน้อยลง
สิ่งเหล่านี้อาจดูเป็นไปได้ยากสำหรับองค์กรหลายแห่ง บางแห่งยังไม่รู้จะเริ่มจากจุดไหน Techhub แนะนำ 5 องค์ประกอบสำคัญ เพื่อสร้างรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working ให้เกิดขึ้นได้จริงในองค์กรของทุกคนครับ
1.เตรียมเครื่องมือสำหรับ Digital Workplace
สิ่งสำคัญที่ควรทำเป็นอันดับแรกคือการจัดหา Digital Tools ให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กร สิ่งนี้จะช่วยให้เราเห็นกระบวนการทำงานของแต่ละทีม พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลการทำงานได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ระบบที่ดีจะทำการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ไว้แบบอัตโนมัติ
ปัจจุบัน หลายคนอาจเห็นแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาช่วยให้เกิดการทำงาน Digital Workplace ได้อย่างสมบูรณ์ หนึ่งในนั้นคือ Microsoft Teams เครื่องมือที่รองรับการสื่อสารครอบคลุมทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น การรับ-ส่งข้อความ แชท, ประชุมออนไลน์, การใช้เพื่อห้องเรียนหรือสัมมนาออนไลน์, รวมไปถึงระบบโทรศัพท์ ที่สามารถติดต่อสื่อสาร และทำงาน ร่วมกัน กับบุคลากรภายในองค์กร บริษัทคู่ค้า และลูกค้าได้ จึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่เหมาะสมกับการทำ Digital Workplace
2.ปรับกระบวนการ ลดการใช้กระดาษ ทำเป็นเอกสารดิจิทัล
คงไม่มีพนักงานคนไหน ที่จะยินดีแบกเครื่องพิมพ์กลับบ้านหรือซื้อเครื่องพิมพ์ใหม่เพราะต้องทำงานแบบ Hybrid work ดังนั้น สิ่งสำคัญต่อมาคือการสร้างระบบที่จะเปลี่ยนกระดาษไปเป็นเอกสารดิจิทัล สิ่งนี้จะช่วยลดขั้นตอนยุ่งยากได้มาก เช่น
ในอดีต เราจะต้องถ่ายรูป > เขียนรายงานในกระดาษ > กลับไปใช้ออฟฟิศ > ใช้เครื่อง Scanner พิมพ์แบบ Forms ในเครื่อง PC > ส่ง email ให้ Manager เพื่อขออนุมัติ แต่ถ้าใช้แอพพลิเคชั่นเช่น Microsoft Power Platform จะลดขั้นตอนเหลือเพียง 3 ขั้นตอนเท่านั้น และยังทำให้ได้เอกสารดิจิทัลอีกด้วย
3.Data Driven ใช้ข้อมูลนำธุรกิจ
เรารู้กันดีว่าข้อมูลคือสิ่งที่มีค่ากับองค์กรธุรกิจมาก แต่เชื่อเถอะว่า หลายองค์กรยังคงทำงานกันแบบแยกส่วน (Silo) ต่างคน ต่างแผนก ต่างสร้างข้อมูลขึ้นและเก็บไว้ที่ตัวเอง ทำให้การเก็บข้อมูลทำได้ยาก ยิ่งแผนกที่เน้นใช้เอกสารเป็นหลัก ก็ยิ่งทำได้ยาก
และนั่น ทำให้เราไม่มีข้อมูลที่มากพอจะวิเคราะห์ (Data Analytic) ว่าทิศทางธุรกิจจะไปทางไหน ควรเพิ่มหรือลดอะไร ดังนั้นองค์กรที่จะทำ Data Driven ได้ จะต้องมี Data capability และ Data Culture โดยจะต้อง มีเทคโนโลยีที่จะมาช่วยรวบรวม Unified Data ให้อยู่ที่เดียวกัน หรือเตรียม Data ไว้ในส่วนกลางสำหรับผู้ที่ ต้องการนำ Data ไปใช้วิเคราะห์ข้อมูล
หนึ่งในตัวเลือกที่ Techhub แนะนำคือ Microsoft Power BI ที่รวบรวม Data ทั้งหมดเก็บไว้ใน Share Workspace เพื่อให้ผู้ที่ต้องการวิเคราะห์ Data สามารถดึง Data จากที่เดียวกันไปใช้ได้ ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง และอัพเดทตรงกัน
4.สร้างประสบการณ์ใหม่ในการเข้าถึงพนักงาน (Employee Engagement)
การทำงานแบบ Hybrid Working อาจมีข้อเสียตรงที่ทำให้เราเจอกับเพื่อนลง ซึ่งนั่นอาจทำให้ความสัมพันธ์ถดถอย องค์กรสามารถสร้าง Social Enterprise Platform เพื่อไว้ให้พนักงานสามารถแบ่งปันเรื่องราวต่างๆ ให้แก่กัน หรือจัดกิจกรรมต่างๆ จะเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดี
หนึ่งในเครื่องมือคือ Microsoft Viva ซึ่งนอกจากจะมีฟีเจอร์ที่ไว้ใช้สร้าง Social Enterprise ยังสามารถใช้เพื่อกระจายข่าวสารให้กับพนักงานทุกคนได้แบบเรียลไทม์ และยังเป็นเครื่องมือที่ให้พนักงานเห็น Productivity & Wellbeing ในการทำงานของตัวเอง เพื่อจะได้สมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน และชีวิตส่วนตัวได้ดีขึ้นครับ
5.ต้องมีระบบดูแลจัดการความปลอดภัยทางไซเบอร์และความปลอดภัยของข้อมูล
การทำงาน Hybrid Work ความปลอดภัยของระบบ และข้อมูลที่เป็นสิ่งสำคัญ องค์กรต้องต้องยึดถึงหลักการ Zero Trust Security ไม่เชื่อเรื่องความปลอดภัยใด ๆ ทั้งสิ้น Verify explicitly ต้องตรวจสอบอยู่เสมอเวลามีคนเข้าระบบฯ , Least privileged access ให้สิทธิ์ เท่าที่จำเป็นต้องใช้ และ Assume breach ต้องคิดเสมอว่าถูกเจาะระบบ
ทั้งหมดนี้จะต้องมีการตรวจสอบต่าง ๆ เช่น ตรวจสอบภัยคุกคามหรือกิจกรรมน่าสงสัย ต้องมีเครื่องมือที่ตรวจสอบได้ว่าอุปกรณ์ที่ Access เข้ามาปลอดภัยหรือไม่ รวมทั้งยังมีมีระบบป้องกันอีเมลฟิชชิ่ง หรือภัยคุกคามอื่น ๆ ที่มาทางอีเมล ซึ่ง Microsoft มีผลิตภัณฑ์ที่รองรับการใช้งานเหล่านี้ได้ ไม่ว่าจะเป็น Azure AD Premium, Microsoft Purview, Microsoft Defender และ Microsoft Endpoint Manger
หากทำสำเร็จ สิ่งนี้ทำจะให้พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงานที่เกิด Productivity สูงที่สุด รวมถึงเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ในอนาคตหากมีการหยุดชะงักขึ้น เช่น การเกิดโรคระบาดครั้งใหม่ครับ
หากใครยังต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถดาวน์โหลด E-book ของ Microsoft เกี่ยวกับการสร้าง Hybrid Working มาอ่านแบบละเอียดได้ครับ >> https://aka.ms/HybridWorkeBook
