ผลการรายงานของจาบร้าชี้ให้เห็นถึงอุปสรรคต่อการทำงานอย่างมีสมาธิและการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มของพนักงาน โดยกว่าหนึ่งในสามของพนักงานมีความเห็นว่าการประชุมทำให้ผลิตผลในการทำงานลดลง และการประชุมในอัตราเกือบครึ่งมักถูกขัดจังหวะด้วยเสียงรบกวน
จาบร้า ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีด้านการสื่อสารและออดิโอ ได้เปิดตัวรายงานการวิจัย Productivity at the Office – Challenges 2015 โดยรายงานดังกล่าวได้เปิดเผยให้เห็นถึงอุปสรรคที่ธุรกิจต่างๆ ต้องเผชิญ ในการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมต่อการเพิ่มผลิตผลในการทำงาน เนื่องจากพนักงานต้องประสบปัญหาจากสิ่งรบกวนต่างๆ การประชุมที่ขาดการจัดการอย่างเป็นระบบ และเทคโนโลยีที่ไร้ประสิทธิภาพ ธุรกิจต่างๆ ลงทุนไปกับเวลาและอุปกรณ์เพื่อให้พนักงานออฟฟิศที่มีความเชี่ยวชาญ หรือ พนักงานมืออาชีพ (Knowledge worker คือผู้ที่มีความสามารถเฉพาะในวิชาชีพ เช่น ที่ปรึกษา ผู้ให้บริการด้านการเงินเฉพาะด้าน พนักงานขาย ทนายความ สถาปนิก นักออกแบบ เป็นต้น) สามารถเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีสมาธิในการทำงานมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม พนักงานยังคงต้องรับมือกับสิ่งรบกวนสูงสุดถึง 17 ชนิดในระหว่างการทำงานแต่ละวัน และยังต้องเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ส่งเสริมต่อการสร้างผลิตผลในการทำงาน อีกทั้งยังต้องพบกับอุปสรรคในการใช้เทคโนโลยีที่ตั้งใจนำมาใช้เพื่อเพิ่มผลิตผลในการทำงาน
ข้อค้นพบที่สำคัญของการวิจัย:
• พนักงานร้อยละ 36 มีความเห็นว่าการประชุมในออฟฟิศทำให้ผลิตผลในการทำงานลดลง
• พนักงานร้อยละ 46 มีความเห็นว่าระดับความดังของเสียงรบกวนคือปัญหาที่ทำให้เสียสมาธิในการทำงานในออฟฟิศมากที่สุด
• พนักงานร้อยละ 28 รู้สึกรำคาญใจกับจำนวนอีเมล์ที่มากเกินไป อย่างไรก็ตาม พนักงานร้อยละ 78 ชอบส่งอีเมล์มากกว่าการสนทนาทางโทรศัพท์เพื่อแก้ปัญหาในการทำงาน
ผลการสำรวจในรายงาน Productivity at the Office เปิดเผยว่าพนักงานส่วนใหญ่ขาดความเชื่อมั่นต่อการสร้างผลิตผลในการทำงานผ่านพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มที่ธุรกิจได้สร้างขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้มากยิ่งขึ้น ซึ่งพนักงานส่วนใหญ่มักจะทำงานอยู่ในออฟฟิศแบบแปลนเปิด (ร้อยละ 34) ซึ่งถูกมองว่าเป็นสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการสร้างผลิตผลในการทำงานน้อยที่สุด (ร้อยละ 35 เห็นด้วย)
การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ
ผลการรายงานแสดงให้เห็นถึงความล้มเหลวของพนักงานมืออาชีพที่ไม่สามารถบริหารจัดการเวลาในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพได้
• โดยพนักงานจำนวนกว่าครึ่ง (ร้อยละ 51) เห็นด้วยว่าการประชุมโดยไม่มีทิศทางหรือระเบียบวาระที่ชัดเจนเป็นสาเหตุของการเสียเวลาในการประชุมไปอย่างเปล่าประโยชน์
• ในขณะที่พนักงานร้อยละ 32 อ้างว่าสาเหตุเกิดจากการขาดทักษะในการตัดสินใจ
• พนักงานร้อยละ 31 อ้างถึงการติดตามผลที่ไม่ต่อเนื่อง
• พนักงานร้อยละ 26 อ้างถึงการเตรียมการประชุมที่ไม่ดีพอ
• พนักงานร้อยละ 25 อ้างถึงผลกระทบจากการที่มีผู้เข้าร่วมการประชุมที่มาสาย
ทั้งนี้ ในระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ ส่วนหนึ่งของปัญหาที่สร้างความรำคาญใจให้กับพนักงานมากที่สุดคือปัญหาด้านเสียง ไม่ว่าจะเป็นปัญหาจากการที่ไม่ได้ยินเสียงของผู้พูดขณะประชุม เสียงรบกวนที่เข้ามาแทรก ปัญหาในการเชื่อมต่อ คุณภาพของระบบเสียงโดยรวม หรือการที่ไม่รู้ว่าลำโพงที่ใช้อยู่กำลังทำงานตามปกติหรือไม่ รวมถึงการที่ไม่รู้ว่าผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่นๆ สามารถได้ยินเสียงจากลำโพงหรือไม่ นอกจากนี้ ปัญหาดังกล่าวซึ่งสร้างความรำคาญใจให้กับเหล่าพนักงานมืออาชีพมักเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง อย่างไรก็ตาม รายงานได้แสดงให้เห็นถึงข้อสังเกตที่ว่าพนักงานมืออาชีพส่วนใหญ่ยังคงต้องการเข้าร่วมการประชุมถึงแม้ว่าจะต้องประสบกับปัญหาความรำคาญใจดังกล่าว เนื่องจากการรับรู้ที่เชื่อว่าการประชุมจะช่วยเพิ่มผลิตผลในการทำงานโดยรวมขององค์กร ถึงแม้จะมีพนักงานมืออาชีพร้อยละ 36 กล่าวว่าการประชุมทำให้ผลิตผลในการทำงานส่วนบุคคลลดลง
ผลิตผลในการทำงานที่เกิดขึ้นจากระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานที่โต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากพนักงานแต่ละคนใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ที่โต๊ะทำงานของตัวเอง โดยคิดเป็นกว่าร้อย 66 ของจำนวนเวลาการทำงานทั้งหมดในหนึ่งสัปดาห์ (ซึ่งมากกว่าจำนวนเวลาที่ใช้ในการประชุมกว่า 6 เท่า) ดังนั้น โต๊ะทำงานของพนักงานจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อผลิตผลในการทำงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง อย่างไรก็ตาม พนักงานมืออาชีพจะต้องรับมือกับสิ่งรบกวนถึง 17 ชนิดในระหว่างการทำงาน ซึ่งส่วนมากเป็นสิ่งรบกวนที่เกิดขึ้นจากคน โดยปัญหาที่พบเห็นบ่อยที่สุดคือ
• สิ่งรบกวนที่เกิดจากระดับเสียงรบกวน (ร้อยละ 46)
• การขัดจังหวะการทำงานโดยเพื่อนร่วมงาน (ร้อยละ 43)
• จำนวนอีเมล์ (ร้อยละ 28)
นอกจากนี้ พนักงานยังให้ความสำคัญกับปัจจัยเชิงสิ่งแวดล้อมอื่นๆ ที่สามารถควบคุมให้ดียิ่งขึ้นได้ เช่น อุณหภูมิ คุณภาพอากาศ และความเป็นส่วนตัวที่ไม่เพียงพอ ดังนั้น การทบทวนเรื่องการจัดพื้นที่โต๊ะทำงานของพนักงานใหม่อีกครั้งเพื่อส่งเสริมการใช้เวลาทำงานอย่างมีสมาธิที่ดียิ่งขึ้นอาจช่วยขจัดอุปสรรคมากมายที่ส่งผลเชิงลบต่อการสร้างผลิตผลในที่ทำงานได้
มร.โฮลเกอร์ ไรซิงเกอร์ รองประธานอาวุโสของจาบร้า กล่าวว่า “ผลิตผลในการทำงานมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อความสำเร็จและการรักษาความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ ทรัพยากรทุกอย่างที่ได้รับการจัดสรรควรถูกนำไปใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุดเพื่อผลประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร ควบคู่ไปกับขั้นตอนการดำเนินงานและเครื่องมือที่ถูกนำไปใช้อย่างเหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจจะประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง ในขณะที่องค์กรหลายแห่งได้ออกแบบพื้นที่การทำงานเพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม อีกทั้งยังได้ลงทุนไปกับเทคโนโลยีเพื่อให้พนักงานได้ประสานงานกับลูกค้าผ่านการประชุมหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้ไม่ได้ก่อให้เกิดผลประโยชน์ตามที่ได้วางแผนไว้เสมอไป ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องประเมินความต้องการของพนักงานมืออาชีพในองค์กรใหม่อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตผลจากการทำงานตลอดทั้งวันของพนักงานกำลังนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายเชิงธุรกิจ”
เทคโนโลยีคือปัจจัยสำคัญ
รายงานดังกล่าวเน้นให้เห็นว่าผลิตผลในการทำงานที่จำกัดในสถานที่ทำงานส่งผลกระทบต่อความสามารถของบริษัทในการจูงใจและรักษาพนักงานไว้ เนื่องจากสิ่งรบกวนในสถานที่ทำงานส่งผลกระทบต่อความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว (work-life balance) ของพนักงานอย่างมีนัยสำคัญ ปัญหาหลักที่พนักงานมืออาชีพกำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบันคือการทำงานให้เสร็จภายในเวลางาน โดยมีพนักงานร้อยละ 36 ที่ทำงานนอกเวลาและทำงานนอกออฟฟิศเพื่อให้งานเสร็จก่อนวันทำงานวันถัดไป
เทคโนโลยีอย่างเช่น สมาร์ทบอร์ด ลำโพง ซอฟต์แวร์สำหรับการบริหารโครงการ (project management software) หรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างแผนที่ความคิดหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการระดมสมอง (mind-mapping software หรือ brainstorming software) มักถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างสะดวกยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การนำอุปกรณ์เหล่านี้มาใช้มักจะส่งผลกระทบที่ขัดต่อการสร้างผลิตผลในการทำงาน เช่น ระยะเวลาที่ใช้ในการติดตั้งการประชุมทางโทรศัพท์ ผลจากรายงานที่น่าสังเกตเกี่ยวกับเวลาและการลงทุนที่สูญเสียไประบุว่า ร้อยละ 25 ของการประชุมมักจะเกิดการล่าช้าเนื่องจากปัญหาเชิงเทคนิคและปัญหาจากตัวผู้ใช้งานเอง ซึ่งส่งผลให้เสียเวลาในการประชุมโดยเฉลี่ยครั้งละ 2.7 นาที นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องใช้ต้นทุนเพิ่มขึ้นตามจำนวนของผู้เข้าร่วมการประชุม ในขณะที่การประชุมร้อยละ 71 มักเกิดขึ้นในสถานที่แห่งเดียว ยังมีการประชุมอีกร้อยละ 29 ที่เกิดขึ้นจากหลากหลายสถานที่ ดังนั้นเทคโนโลยีสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม พนักงานมืออาชีพยังคงพบกับปัญหาเวลาใช้งานเทคโนโลยีดังกล่าว โดยพนักงาน 5 ใน 10 คนกล่าวว่าเป็นปัญหาที่สร้างความรำคาญใจในการทำงานมากที่สุด
มร.โฮลเกอร์ ไรซิงเกอร์ แสดงความเห็นว่า “ธุรกิจต่างๆ ต้องหาวิธีการรักษาสมดุลระหว่างการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มและการสร้างสมาธิในการทำงานของพนักงาน ในปัจจุบัน ธุรกิจประสบความสำเร็จในการช่วยให้พนักงานบรรลุผลสำเร็จผ่านการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มได้มากยิ่งขึ้น และยังจำเป็นต้องรักษาความสำเร็จนี้เอาไว้อย่างต่อเนื่อง แต่ในขณะเดียวกัน ก็ต้องแน่ใจว่าพนักงานจะไม่เสียเวลาไปกับการใช้เทคโนโลยีที่ไร้ประสิทธิภาพ มิฉะนั้น องค์กรต่างๆ ก็จะต้องสูญเสียทรัพยากรไปอย่างเปล่าประโยชน์ในแต่ละครั้งที่พนักงานไม่สามารถจัดการกับการประชุมทั่วไปหรือการประชุมผ่านโทรศัพท์ได้สำเร็จ ในขณะที่ปัญหาดังกล่าวยังคงเป็นอุปสรรคต่อการทำงานในปัจจุบัน ธุรกิจยังต้องคำนึงถึงการบรรลุผลสำเร็จในการสร้างผลิตผลจากเวลาที่ลูกจ้างใช้ในการทำงานอย่างมีสมาธิ รวมถึงพื้นที่ในการทำงานที่สามารถปรับได้ตามความต้องการของบุคคล ความเหมาะสมของงาน หรือบทบาทในการทำงาน ซึ่งต่างเป็นวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ที่ธุรกิจจำเป็นต้องพัฒนาตาม”
