ส่งท้ายกับบทความ Excel กับเรื่องที่ไม่ยากไม่ง่าย แต่ต้องทำความเข้าใจกันสักนิด แต่เชื่อว่าไม่ยากเกินความเข้าใจ เริ่มด้วยการสร้าง Sparklines จบด้วยเรื่องของการสร้าง Chart โดยอาศัยเรื่องของตัวแปรและฟังก์ชันเข้ามาเกี่ยวข้อง
การสร้าง Sparklines
Sparklines เป็นการสร้างกราฟสไตล์มินิ แสดงอยู่ภายในเซลล์ ใช้สำหรับแสดงควบคู่กับข้อมูล ทำให้เห็นภาพได้ชัดเจนมากกว่าดูตัวเลขแต่เพียงอย่างเดียว
1. วิธีการสร้างให้ปาดเลือกเซลล์ที่เอาไว้สำหรับใส่ Sparklines ต่อไปให้คลิกไปที่แท็บ Insert คลิกตรงปุ่ม Sparklines ซึ่งจะมีรูปแบบของกราฟให้เลือกอยู่ เป็น Line, Column และ Win/Loss ในตัวอย่างเลือกเป็น Line (รูป 1)
2. ไปกำหนดข้อมูลที่จะนำมาสร้าง โดยกำหนดในช่อง Data Range (รูป 2)
3. หลังจากที่ได้ Sparklines มาแล้ว การปรับแต่งรายละเอียดให้ดูกันตรงแท็บ Design สามารถเปลี่ยนรูปแบบได้ รวมไปถึงสั่งให้แสดงเส้น Base โดยการคลิกไปตรงปุ่ม Axis เลือก Show Axis และยังให้แสดงจุดต่างๆ ประกอบได้อีกด้วย เช่น จุด High Point, Low Point หรือเอาทุกๆ จุดก็เลือกเป็น Markers (รูป 3)
เรื่องของ Data Source
จุดเด่นของ Excel ในการสร้าง Chart อย่างหนึ่ง คือความยืดหยุ่นในการเลือกช่วงข้อมูลที่นำมาพล็อตเป็น Chart โดยมีเทคนิคหลายๆ อย่างที่น่าสนใจ
– สามารถใช้การ Paste ข้อมูลชุดใหม่เข้าไปใน Chart ที่สร้างเสร็จเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างเช่น ได้เลือกช่วงข้อมูลสร้าง Chart คอลัมน์ A กับ B ไปเรียบร้อยแล้ว หากต้องการเพิ่มคอลัมน์ C และ D เข้าไป ให้ไปปาดเลือกคอลัมน์ C และ D สั่ง Copy แล้วนำมา Paste ใน Chart ได้ทันที (รูป 4)
– สามารถใช้ข้อมูลคนละชีต (Sheet) มาร่วมกันสร้างกราฟ โดยใช้เทคนิคการ Copy และ Paste เช่นเดียวกัน ในตัวอย่างได้ใช้ข้อมูลจาก Sheet1 สร้าง Chart เสร็จเรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็ไป Copy ข้อมูลจาก Sheet2 นำมา Paste ไว้ใน Chart ที่สร้างไว้ใน Sheet1 ได้ทันที
เมื่อมีข้อมูลจาก 2 Sheet อยู่ใน Chart อันเดียวกัน วิธีการบอกรายละเอียดว่าข้อมูลชุดไหนเป็นของ Sheet ตัวไหน ให้เปิดแสดง Legend ออกมาก่อน ต่อจากนั้นให้คลิกขวาบน Chart เลือกคำสั่ง Select Data (รูป 5)
ได้หน้าต่าง Select Data Source ออกมา ให้ดูตรงจอด้านซ้ายมือ เป็นส่วนของ Legend Entries จะเห็นว่า Legend แสดงเป็นชื่อคอลัมน์คือ Jan เหมือนกัน ทำให้เวลาแสดงออกมาใน Chart ดูแล้วสับสน ไม่เข้าใจ จะต้องเข้าไปปรับเปลี่ยนว่าเป็นของ Sheet ไหน โดยการคลิกไปตรง Edit
ซึ่งจะได้หน้าต่าง Edit Series ปรับเปลี่ยนกันในช่อง Series name ในตัวอย่างได้กำหนดเป็นชื่อ Sheet คือ =“Sheet 1” จัดแจงเปลี่ยนให้กับข้อมูลอีกชุดหนึ่งด้วย โดยกำหนดชื่อเป็น =”Sheet 2” (รูป 6)
เมื่อปรับเปลี่ยนคำอธิบายเสร็จเรียบร้อยแล้ว กลับมาดูใน Chart คราวนี้ชัดเจนกว่าเดิม เพราะรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลชุดไหนเป็นของ Sheet ตัวไหน (รูป 7)
สร้าง Chart จากตัวแปร
ในตัวอย่างจะเป็น Chart ที่สามารถกรอกเลือกได้ว่า ต้องการดูข้อมูลแค่กี่เดือน ลองมาดูขั้นตอนการทำนะครับ
1. ในตัวอย่างมีข้อมูลเพียง 2 คอลัมน์ คือคอลัมน์ A และ B ส่วนเซลล์ที่ใช้กรอกว่าต้องการแสดงข้อมูลกี่เดือน จะอยู่ที่เซลล์ E1 หลังจากที่มีข้อมูลพร้อมแล้ว ลำดับแรกให้กำหนดชื่อตัวแปร เพื่อใช้อ้างอิงในการสร้าง Chart โดยให้คลิกไปที่แท็บ Formulas คลิกไปตรงปุ่ม Define Name
จะมาสร้างตัวแปร 2 ตัวคือ ตัวที่กำหนดข้อมูลในคอลัมน์ A ในตัวอย่างได้กำหนดชื่อให้เป็น Months ส่วนคอลัมน์ B ในตัวอย่างได้กำหนดชื่อให้เป็น Asia การกำหนดข้อมูลจะอาศัยฟังก์ชัน offset() และ counta() มาเป็นผู้ช่วย
Offset (เซลล์ที่อ้างถึง, จำนวนแถวที่ห่างจากเซลล์ที่อ้างถึง, จำนวนคอลัมน์ที่ห่างจากเซลล์ที่อ้างถึง, จำนวนแถวของข้อมูล, จำนวนคอลัมน์ของข้อมูล)
Counta(เซลล์ที่อ้างถึง)
ค่าของตัวแปรทั้ง 2 ตัวเขียนได้ดังนี้ โดยให้คลิกไปที่แท็บ Formulas คลิกไปตรงปุ่ม Define Name ในช่อง Name ให้พิมพ์ชื่อตัวแปร ส่วนค่าของตัวแปรให้พิมพ์ลงไปในช่อง Refers to: โดยตัวแปรชื่อ Months มีค่าเป็น =offset($A$1,COUNTA($A:$A)-$E$1,0,$E$1) (รูป 8)
2. ตัวแปรชื่อ Asia เขียนสูตรได้ดังนี้ =offset($B$1,COUNTA($B:$B)-$E$1,0,$E$1) (รูป 9)
3. ปาดเลือกข้อมูล แล้วกดปุ่ม ALT+F1 เพื่อสร้างกราฟลงในไปชีต จากนั้นให้ไปคลิกขวาตรง Chart เลือกคำสั่ง Select Data (รูป 10)
4. จะได้หน้าต่าง Select Data Source เริ่มจากข้อมูลในแนวนอน คือคอลัมน์ A เป็นเดือนต่างๆ ให้คลิกไปที่ปุ่ม Edit โดยจะได้หน้าต่าง Axis Labels ปรากฏออกมา ให้พิมพ์ค่าโดยใช้ชื่อตัวแปรคือ Months พิมพ์ในรูปแบบเป็น =Sheet1!Months (รูป 11)
5. จุดสำคัญที่เป็นตัวกำหนดว่าจะแสดงข้อมูลกี่เดือนคือขั้นตอนนี้ โดยทำเหมือนกันกับข้อมูลในแนวตั้ง ให้คลิกตรงปุ่ม Edit ของ Legend Entries (Series) จะได้หน้าต่าง Edit Series ปรากฏออกมา ไปพิมพ์ในช่อง Series values เพื่อเรียกใช้ตัวแปรชื่อ Asia โดยพิมพ์เป็น =Sheet1!Asia (รูป 12)
6. ทดสอบผลการทำงานได้แล้วครับ ลองพิมพ์ตัวเลขได้ตามต้องการ ในตัวอย่างได้ขอดูข้อมูลเพียง 5 เดือน (รูป 13)
สำหรับบทความชุด Excel ก็จบเพียงเท่านี้ครับ ผมหวังว่าตัวอย่างต่างๆ คงเปิดมุมมองการใช้ Excel ให้กับผู้อ่านในอีกด้านหนึ่ง แล้วพบกันต่อในบทความชุดต่อไป …สวัสดีครับ
