ประสิทธิภาพของ Excel ที่ผู้ใช้ทั่วโลกยกนิ้ว กดไลด์ให้ เป็นเรื่องของการสร้าง Chart เพราะการสร้าง Chart บน Excel มีความยืดหยุ่นสูง คำสั่งที่ใช้จัดการกับ Chart ครอบคลุมทุกความต้องการ สำหรับตอนนี้มาดูการสร้าง Chart แบบ Combo และ Gantt ที่มีหลายท่านสงสัยว่า ถ้าสร้างเป็น Excel สามารถทำได้ไหม? และมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร?
สร้าง Combo Chart
- เริ่มต้นโดยการคลิกไปตรงแท็บ Insert คลิกไปที่ปุ่ม Recommended Charts จะปรากฏหน้าต่าง Insert Chart ออกมา ให้เลือกไปตรงแท็บ All Charts ดูไปตรงด้านล่างสุด พบตัวเลือก Combo ในตัวอย่างได้เลือกใช้แบบ Clustered Column – Line on Secondary Axis เป็น Chart ที่แสดงตัวเลขทั้งด้านซ้าย และด้านขวา
ต่อจากนั้นไปดูตรงด้านล่าง สามารถปรับเปลี่ยนกันตรงนี้ว่าจะให้คอลัมน์ไหนใช้ Chart แบบไหน (รูป 1)
- ได้มาแล้วสำหรับ Chart แบบ Combo จากในรูป Line เป็นตัวเลขของสนามบินดอนเมือง หากต้องการปรับภาพ โดยอาจจะเน้นให้เส้น Line อยู่เหนือ Column สามารถทำได้โดยการดับเบิลคลิกไปที่ตัวเลขของ Line ในตัวอย่างคือตัวเลขที่อยู่ด้านขวามือ (รูป 2)
- ได้ Pane สำหรับปรับแต่งค่าของตัวเลขออกมาแล้ว ให้ไปดูตรงส่วนของ Bounds ลองปรับค่าในช่อง Maximum ให้น้อยลงไปนิด จากเดิม 250,000 ปรับเหลือ 200,000 ดูผลที่ได้ Line ได้กระโดดออกมาอยู่เหนือ Column เรียบร้อยแล้ว (รูป 3)
- เช่นเดียวกัน หากเห็นว่า Column ใน Chart ไม่สวยงามเท่าไหร่ เป็นแท่งเรียวๆ อยู่ห่างๆ กัน สามารถปรับได้เช่นเดียวกัน โดยใช้การดับเบิลคลิกไปตรง Column ปรับค่าตรงช่อง Gap Width (รูป 4)
สร้าง Gantt Chart
Gantt Chart เป็นแผนผังควบคุม และจัดการงานต่างๆ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้นว่า งานไหนมีระยะเวลาทำเมื่อไหร่ เสร็จเมื่อไหร่ และมีงานอะไรที่ต้องทำถัดจากนั้นบ้าง การสร้าง Gantt Chart ใน Excel อาศัยเรื่องของฟังก์ชันเกี่ยวกับวัน และเวลา ที่โดดเด่น มาช่วยในการสร้างได้
1. ในตัวอย่างได้สร้างข้อมูลกำหนดแผนงานที่จะต้องทำ โดยมีข้อมูลคือคอลัมน์ B เป็นวันเริ่มงาน คอลัมน์ C ใส่ตัวเลขที่เป็นระยะเวลาในการทำงานของแต่ละงาน และช่องคอลัมน์ D เป็นวันครบกำหนด โดยในช่อง B และ D จะต้องกำหนดให้แสดงข้อมูลเป็นแบบวันที่ ส่วนข้อมูลของคอลัมน์ C มาจากการเอาข้อมูลคอลัมน์ B บวกกับคอลัมน์ C (รูป 5)
2. ให้ปาดเลือกเฉพาะคอลัมน์ A, B และ C มาสร้าง Chart เท่านั้น ส่วนคอลัมน์ D จะใช้ตอนปรับแต่งการแสดงผลภายหลัง ขั้นตอนตามเดิมครับ คลิกไปตรงแท็บ Insert คลิกไปตรงปุ่ม Recommended Charts ซึ่งจะได้หน้าต่าง Insert Chart ให้เลือกใช้เป็นแบบ Bar โดยเลือกเป็น Stacked Bar (รูป 6)
3. Chart แบบ Stacked Bar จะมีข้อมูลของสองคอลัมน์มาต่อกันให้ โดยตอนนี้ต้องการให้แสดงเฉพาะระยะเวลาที่ใช้ทำงานของแต่ละงาน ดังนั้นข้อมูลเกี่ยวกับวันที่เริ่มไม่ต้องการให้แสดง จะต้องปิดไม่ให้แสดง โดยใช้วิธีคลิกเลือกไปตรง Chart ส่วนที่เป็นข้อมูลวันที่เริ่ม กำหนดตรง FILL และ BORDER ให้เป็น No Fill และ No line (รูป 7)
4. ขณะนี้จึงเหลือแต่ Chart ส่วนที่เป็นข้อมูลระยะเวลาตามที่ต้องการ เพื่อความสวยงามให้มาปรับระยะห่างของแต่ละงาน โดยไปคลิกตรง Chart แล้วกำหนดค่าในช่อง Gap Width ให้ลดลง (รูป 8)
5. ส่วนที่ต้องมาปรับแต่งเพื่อให้ Chart สวยงาม เป็นเรื่องของสเกลวันที่ โดยค่าที่จะนำมากำหนด ให้ดูจากวันที่เริ่มของโครงการ ตามตัวอย่างคือวันที่ 15-Mar-14 และได้ใช้ประโยชน์ข้อมูลจากคอลัมน์ D ซึ่งเป็นวันครบกำหนด ดูแล้ววันสุดท้ายคือ 26-May-14
การปรับแต่งให้คลิกไปตรงสเกลวันที่ซึ่งอยู่ด้านล่างของ Chart ซึ่งจะได้ Pane ปรากฏออกมา ให้คลิกไปตรง AXIS Options (เป็นไอค่อนรูป Chart) ไปกำหนดตัวเลขเป็นสเกลใหม่ที่ตรง Bounds โดยในช่อง Minimum จะใส่ค่าก่อนวันที่เริ่มสักหน่อย จึงกำหนดเป็นวันที่ 10-Mar-14 และในช่อง Maximum กำหนดวันที่ให้เลยวันสิ้นสุดโครงการไปอีกสักหน่อย จึงกำหนดเป็นวันที่ 30-May-14 (รูป 9)
6. ตอนนี้ได้ Chart ที่สวยงามขึ้น โดยสเกลวันที่ถูกจำกัดให้เหลือเฉพาะในช่วงเวลาที่โครงการเริ่มต้น และสิ้นสุด ต่อไปให้ไปกลับการแสดงผลเพื่อให้งานแรกอยู่ด้านบนแทน โดยวิธีการทำ ให้คลิกไปตรงคำอธิบายงานที่ทำ ซึ่งทำให้ได้ Pane ปรากฏออกมา ตามเดิมให้เลือกไปที่ AXIS OPTIONS ไปคลิกเลือกรายการ Categories in reverse order เอาไว้ (รูป 10)
7. ให้ไปลบคำอธิบาย Chart ด้านล่างทิ้งไป เพราะจะปรากฏคำว่า “วันเริ่ม” และ “ระยะเวลา” ซึ่งดูไม่สวยงาม และไปกำหนดให้ใส่ตัวเลขระยะเวลาลงไปใน Chart โดยการคลิกไปตรงปุ่ม Add Chart Element -> Data Labels -> Center (รูป 11)
8. ยังไม่เสร็จครับ หลายท่านอาจสงสัยว่า การทำ Gantt Chart ตรงสเกลวันที่ หากต้องการปรับให้แสดงละเอียด หรือหยาบ ต้องไปกำหนดตรงไหน วิธีการให้คลิกไปตรงสเกลวันที่ จะได้ Pane ปรากฏออกมา ตามเดิมให้เลือกไปที่ AXIS OPTIONS ไปดูตรง Units กำหนดค่ากันได้ตรงช่อง Major และ Minor (รูป 12)
9. ตบท้ายวิธีกำหนดรูปแบบการแสดงวันที่ตรงสเกล Chart ยังคงอยู่ที่ AXIS OPTIONS เหมือนเดิม เลื่อนไปด้านล่างตรง NUMBER ไปเลือกรูปแบบกันได้ตรงช่อง Type และเลือกให้แสดงเป็นวันที่แบบไทยๆ ได้โดยไปกำหนดในช่อง Location ให้เป็น Thai (รูป 13)
เป็นไงบ้างครับ ได้เห็นลูกเล่นของการปรับแต่งค่าเพียงเล็กๆ น้อยๆ ก็จะได้ Chart ตามต้องการกันแล้ว ในตอนหน้าติดตามกันต่อนะครับ ว่ามีอะไรมาโชว์อีก…สวัสดีครับ
