ผ่านไปแล้ว 2 ตอน สำหรับมุมเด่นของ Excel สำหรับตอนนี้ ยังคงอยู่กับเรื่องการสร้างเงื่อนไขในการกรอกข้อมูลลงไปในเซลล์ ซึ่งสามารถเพิ่มขีดความสามารถได้โดยการเขียนสูตร ลองติดตามดูนะครับ
ทำหมายข้อมูลที่ตรงเงื่อนไข
นอกจากการกำหนดให้กรอก หรือคัดกรองแสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขได้แล้ว ยังสามารถสั่งให้ทำหมายเป็นวงกลม เพื่อให้เห็นสะดุดตาได้เร็วยิ่งขึ้น
1. ขั้นตอนให้ทำตามเดิม คือเข้าไปกำหนดเงื่อนไขกันก่อน โดยไปปาดเลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการ ต่อด้วยการคลิกไปตรงปุ่ม Data Validation ในตัวอย่างจะขอให้ทำหมายคนที่มีเงินเดือนน้อยกว่า 30,0000 บาท ได้เข้ากำหนดเงื่อนไข ตรงช่อง Allow เลือกเป็น Whole number ช่อง Data เป็น greater than และกำหนดค่าต่ำสุดในช่อง Minimum เป็น 30,000 บาท (รูป 1)
2. ขอให้ทำหมายข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไข โดยการคลิกเลือกไปที่ปุ่ม Circle Invalid Data ได้มาแล้ว วงกลมสีแดงตรงข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไข สำหรับการลบวงกลมสีแดงออก ให้เลือกไปที่ Clear Validation Circles (รูป 2)
สร้างตัวเลือก List แบบชั้นสูง
จากตอนที่แล้ว คุณสามารถสร้างตัวเลือก List เพื่อให้ผู้ใช้งานถูกจำกัดให้กรอกข้อมูลได้เฉพาะตามรายการที่กำหนดมาให้ แต่การสร้างตัวเลือก List ที่พูดมาก่อนหน้านั้น เป็นการสร้างแบบขั้นต้น แต่ถ้าต้องการแบบขั้นสูงขึ้นมาอีก สามารถทำได้เช่นกัน ลองมาดูตัวอย่างที่จะนำมาสาธิตต่อไปนี้
ในตัวอย่างมีข้อมูลให้กรอกคือคอลัมน์ Province กับ District การสร้างตัวเลือก List สำหรับ Province คือให้เลือกได้เฉพาะ Chiangmai กับ Chiangrai ไม่ใช่เรื่องยากเพราะใช้วิธีเดิม แต่การสร้างตัวเลือก List สำหรับ District จะต้องมีเทคนิคทำอย่างไร? ให้เลือกเฉพาะที่ตรงกับ Province เท่านั้น เช่นถ้าเลือก Province เป็น Chiangmai ตัวเลือกของ District ก็จะต้องมีเพียง Haiya, Chang Moi และ Wat Ket เท่านั้น พอเข้าใจนะครับ
1. เริ่มต้นเราจะสร้างตัวเลือกของ Province กันก่อน โดยคลิกเลือกตรงคอลัมน์ Province ต่อด้วยการคลิกไปตรงแท็บ Data คลิกไปที่ปุ่ม Data Validation เข้าไปกำหนดค่าในช่อง Allow: เป็น List ส่วนในช่อง Source ก็มาเลือกตรงเซลล์ที่เป็นข้อมูล Chiangmai กับ Chiangrai (รูป 3)
2. หลังจากกำหนดเสร็จมาดูผลการทำงาน ในคอลัมน์ Province มี List ให้เลือกเฉพาะ Chiangmai กับ Chiangrai (รูป 4)
3. ก่อนไปสร้างตัวเลือก List ให้กับคอลัมน์ District จะต้องผ่านขั้นตอนการกำหนดสูตรกันก่อน โดยให้ไปปาดเลือกตัวเลือกทั้งหมดกันก่อน จากนั้นคลิกไปตรงแท็บ Formulas คลิกที่ปุ่ม Create from Selection กำหนดค่าให้เป็นแค่ Left column (รูป 5)
4. ไปคลิกเลือกตรงคอลัมน์ District ได้แล้ว ทำตามเดิมคือเลือกไปตรงแท็บ Data คลิกไปตรงปุ่ม Data Validation กำหนดค่าในช่อง Allow: เป็น List ส่วนในช่อง Source ให้พิมพ์เป็นคำสั่งว่า =indirect(a1) โดยที่ a1 คือชื่อคอลัมน์ Province (รูป 6)
5. คราวนี้ทดลองเลือก Province เป็น Chinagmai แล้วไปเลือก District จะพบว่า มีตัวเลือกจำกัดตามนั้นจริงๆ (รูป 7)
สร้างเงื่อนไขการกรอกข้อความ
เงื่อนไขที่จะสร้างเพื่อให้กรอกข้อความได้ตามต้องการ ลดความผิดพลาด ในตัวอย่างสาธิตการกรอกหมายเลขประจำตัวพนักงาน ซึ่งกำหนดไว้ว่า จะต้องเป็นตัวเลขเท่านั้น และมีความยาว 4 ตัวอักษร มาดูขั้นตอนการสร้างนะครับ
1. ในตัวอย่างได้กำหนดคอลัมน์ Code เป็นหมายเลขประจำตัวพนักงาน หลังจากเลือกคอลัมน์ Code เรียบร้อยแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเดิม โดยการคลิกเลือกไปตรงแท็บ Data คลิกที่ปุ่ม Data Validation ในช่อง Allow กำหนดเป็น equal to แล้วไปกำหนดในช่อง Length เป็น 4 (รูป 8)
2. จากการกำหนดดังกล่าว ทำให้เงื่อนไขถูกจำกัดได้เพียงว่า จะต้องกรอกหมายเลขเป็นความยาวแค่ 4 ตัวอักษรเท่านั้น ยังไม่สามารถครอบคลุมให้กรอกได้เฉพาะตัวเลข (รูป 9)
3. วิธีทำให้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น จึงต้องอาศัยฟังก์ชันเข้ามาเป็นตัวช่วย โดยฟังก์ชันที่จะใช้เป็นฟังก์ชัน ISNUMBER เพื่อบังคับให้เป็นเฉพาะตัวเลข และ LEN สำหรับนับความยาวของตัวอักษร ดังนั้นให้กลับเข้าไปกำหนดเงื่อนไขกันใหม่
โดยไปกำหนดในช่อง Allow ให้เป็น Custom จากนั้นพิมพ์สูตรเข้าไปในช่อง Formula เป็น =AND(LEN(F1)=4,ISNUMBER(F1)) โดยที่ AND เป็นตรรกะว่า ผลลัพธ์จะต้องสัมพันธ์กันทั้งสองฟังก์ชั่นที่ใช้คือ ISNUMBER กับ LEN (รูป 10)
4. ทดสอบพิมพ์หมายเลขพนักงานเป็น 1234 จะได้ แต่ถ้ามีตัวอักษรแทรกเข้าไป จะไม่อนุญาตให้กรอก (รูป 11)
สร้างเงื่อนไขกรอกเรื่องเวลา
สำหรับเซลล์ที่มีข้อมูลเป็นเวลา สามารถกำหนดเงื่อนไขให้กรอกตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ให้ได้
1. ก่อนอื่นให้เลือกคอลัมน์ที่ใช้กรอกเวลา ในตัวอย่างเป็นคอลัมน์ Check In จัดแจงกำหนดให้แสดงผลเวลาเป็นแบบ 24 ชมก็ได้ (รูป 12)
2. หลังจากนั้นเข้าไปคลิกตรงปุ่ม Data Validation ตรงแท็บ Data เหมือนเดิม เข้าไปกำหนดค่าในช่อง Allow ให้เป็น Time ส่วนช่อง Data เลือกเป็น between จากนั้นก็ไปกำหนดเงื่อนไขให้กรอกเวลาได้แค่เวลาไหนถึงเวลาไหน ได้จากช่อง Start time และ End timed (รูป 13)
ในตอนหน้า มาดูคุณสมบัติที่โดดเด่นของการสร้างกราฟของ Excel ที่ขึ้นชื่อมานาน ดูว่ามีอะไรบ้างที่อาจหลงลืมไม่เคยได้เรียกใช้งานกันเลย…สวัสดีครับ
