ภาพที่เคยชินของ Excel ที่ใครๆ ต่างพาไปนึกถึงแต่เรื่องการคำนวณตัวเลข แต่ยังมีอีกด้านที่ Excel สามารถทำงานได้ดีเยี่ยม คือการประมวลผลพวกข้อมูลด้วยการสร้างฐานข้อมูลในตารางของ Excel โดยอาศัยคำสั่ง และฟังก์ชันที่มีมาให้พร้อมอยู่แล้ว
สร้างฟอร์มเพื่อกรอกข้อมูล
แม้ว่าการกรอกข้อมูลลงไปในแต่ละเซลล์ เป็นเรื่องที่ทำกันได้ตามปกติก็ตาม แต่การสร้างฟอร์มเพื่อให้กรอกข้อมูล นอกจากดูดีขึ้นมาแล้ว ยังช่วยให้การกรอกข้อมูลลดความผิดพลาด รวมไปถึงการเลื่อนดูข้อมูลต่างๆ ทำได้สะดวกเพิ่มยิ่งขึ้น
1. อันดับแรก จะต้องเปิดคำสั่งสร้างฟอร์มออกมาใช้งานกันก่อน โดยให้คลิกไปตรง Quick Access Toolbar เลือกคำสั่ง More Commands เมื่อเข้าสู่หน้าต่าง Customize Quick Access Toolbar ตรงช่อง Choose commands from ให้เลือกเป็น Commands Not in the Ribbon จากนั้นที่ช่องด้านล่างให้เลื่อนๆ ไปจนพบคำว่า Form ให้เลือกตรงคำว่า Form แล้วคลิกที่ปุ่ม Add >> เพื่อนำเอาคำสั่ง Form ไปปรากฏที่ Quick Access Toolbar (รูป 1)
2. ตอนนี้ที่ Quick Access Toolbar จะมีปุ่ม Form ให้สร้างฟอร์มกันได้แล้ว แต่จะยังไม่สามารถใช้งานได้ จนกว่าจะมีการกำหนดฐานข้อมูลในตารางให้เรียบร้อยเสียก่อน ซึ่งวิธีการกำหนดฐานข้อมูลไม่ยากครับ แค่กำหนดชื่อคอลัมน์ ตามด้วยการคลิกเลือกส่วนที่เป็นคอลัมน์ให้เรียบร้อย แล้วจึงค่อยไปคลิกที่ปุ่ม Form ซึ่งจะได้คำถามว่า ที่คุณกำหนดมาให้นั้นป็นคอลัมน์ หรือศัพท์ทางฐานข้อมูลเรียกว่าฟิลด์ (Field) ให้ตอบว่าใช่ โดยการคลิกที่ปุ่ม OK (รูป 2)
3. ได้มาแล้วครับ ฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล ซึ่งในตอนแรกยังไม่มีข้อมูลในแถวใดๆ เลย จึงเป็นคำว่า New Record ให้กรอกข้อมูลลงไปในฟอร์ม เมื่อกรอกข้อมูลคนแรก หรือเรคอร์ด (Record) แรกเสร็จแล้ว ต้องการกรอกคนใหม่ต่อไป ให้คลิกที่ปุ่ม New
ดูในตารางนะครับ ข้อมูลคนแรก หรือเรคอร์ด (Record) แรกจะถูกนำมาวางไว้ในแถวตรงตารางให้เรียบร้อย ซึ่งศัพท์ทางฐานข้อมูลก็จะเรียกข้อมูลแต่ละแถว หรือแต่ละคนนั้นว่า หนึ่งเรคอร์ด (Record) (รูป 3)
4. หลังจากที่มีการกรอกข้อมูลลงไปในตารางแล้ว คราวหลังเมื่อมีการเรียกใช้ฟอร์ม จะสามารถใช้ปุ่ม Find Prev และ Find Next สำหรับเลื่อนดูข้อมูลไปๆ มาๆ ได้ พร้อมมีการบอกว่า กำลังทำงานอยู่กับข้อมูลเรคอร์ดที่เท่าไหร่ จากจำนวนทั้งหมดเท่าไหร่มาให้พร้อม
5. คงมีหลายท่านสงสัยว่า ในเมื่อสร้างแบบฟอร์มให้กรอกข้อมูลขึ้นมาแล้ว หากคอลัมน์ไหนเป็นสูตร ไม่ต้องการให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลได้ เรื่องนี้ไม่ต้องกังวลเลยครับ โปรแกรมฉลาดพอตัว หากตรวจสอบแล้วพบว่าคอลัมน์ไหน เซลล์ไหนเป็นสูตร จะแสดงเป็นข้อมูลให้ดูเฉยๆ กรอกอะไรไม่ได้ ลองดูในตัวอย่างในคอลัมน์ Tax หรือภาษี (รูป 4)
ใช้ฟอร์มในระดับที่สูงขึ้น
มาดูกันต่อกับการใช้ฟอร์มที่สามารถเพิ่มลูกเล่น โดยการเพิ่มเงื่อนไขว่า เซลล์นี้ให้กรอกอะไรแบบไหน กรอกได้ไม่เกินเท่าไหร่ รวมไปถึงสร้างลิสต์รายการจำกัดข้อมูลในการกรอก เพื่อให้ได้ข้อมูลตามความต้องการได้อย่างถูกต้อง
1. การสร้างเงื่อนไขในการกรอกข้อมูล เริ่มต้นให้คลิกตรงหัวคอลัมน์ที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข ในตัวอย่างได้เลือกคอลัมน์ Salary ต่อไปให้คลิกเลือกไปตรงแท็บ Data ซึ่งจะปรากฏปุ่มคำสั่งในการจัดการกับฐานข้อมูล ตอนนี้ให้คลิกไปตรงปุ่ม Data Validation (รูป 5)
2. ได้หน้าต่าง Data Validation ซึ่งเอาไว้สำหรับกำหนดเงื่อนไขในการกรอกนั่นเอง โดยเริ่มจากแท็บ Settings มีที่กำหนดค่าดังนี้
– Ignore blank หากเลือกไว้ จะเป็นการบังคับให้ว่า คอลัมน์นี้ จะต้องกรอกข้อมูลเข้ามา เว้นว่างเปล่ามาไม่ได้
– ช่อง Allow เป็นเงื่อนไขที่ใช้กำหนดว่า การผ่านเงื่อนไขจากอะไร เช่น Whole number เป็นพวกกำหนดตัวเลข, Date กำหนดพวกวัน, Time กำหนดพวกเวลา, Text length กำหนดความยาวของตัวอักษร
– ช่อง Data กำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น between กำหนดค่าระหว่างไหนถึงไหน รวมไปถึงกำหนดมากกว่า หรือน้อยกว่า
ในตัวอย่างได้เลือกใช้ Whole number ต่อด้วยการกำหนดค่าในช่อง Data เป็น between และไปกำหนดค่าในช่อง Minimum เป็นค่าน้อยสุดที่กรอกได้ และ Maximum เป็นค่ามากสุดที่กรอกได้ (รูป 6)
3. มาดูต่อตรงแท็บ Input Message เป็นกรอบแสดงข้อความแนะนำผู้ใช้ว่า จะกรอกอะไร อย่างไรได้บ้าง ให้พิมพ์คำอธิบายตามต้องการเข้าไป (รูป 7)
4. ต่อกันกับแท็บ Error Alert เป็นการแสดงข้อความเมื่อมีการกรอกข้อมูลผิดเงื่อนไขที่ถูกกำหนดไว้ มีสไตล์ไอคอนให้เลือกใช้หลายแบบ ในตัวอย่างได้เลือกใช้แบบ Warning จากนั้นก็ไปพิมพ์ข้อความตามต้องการ (รูป 8)
5. ทดสอบโดยการเรียกฟอร์มขึ้นมาทำงาน ลองพิมพ์ข้อมูลแบบผิดเงื่อนไขเข้าไป รับรองว่าได้เจอกับหน้าต่างแสดงคำเตือนออกมา (รูป 9)
6. สำหรับวิธีการสร้างตัวเลือกให้เลือกขณะกรอกข้อมูล เพื่อเป็นการจำกัดข้อมูลที่กรอกจะได้ถูกต้อง ลดความผิดพลาด และได้ตามต้องการ เช่น ในตัวอย่างจะสร้างตัวเลือกให้กรอกคำนำหน้าชื่อเป็น Mr., Ms. และ Mrs. ไว้ที่ไหนสักแห่ง
7. คลิกเลือกตรงคอลัมน์ที่จะใช้ตัวเลือกนี้ ในตัวอย่างได้สร้างคอลัมน์ชื่อ Title แล้วก็ทำตามเดิมคือคลิกไปตรงแท็บ Data ต่อด้วยการคลิกที่ปุ่ม Data Validation ไปกำหนดตรงช่อง Allow: ให้เป็น List ต่อด้วยการคลิกไปตรงปุ่ม Source ซึ่งจะได้หน้าต่างเล็กๆ ขึ้นมา ให้ไปปาดเลือกข้อมูลตามที่ได้เตรียมไว้ก่อนหน้า (รูป 10)
8. ตรวจสอบดูผลงาน ในคอลัมน์ Title จะมีลิสต์รายการให้เลือกตามที่กำหนด (รูป 11)
เอาล่ะครับ ในตอนหน้าจะมาพบกับเรื่องการจัดการข้อมูลในเรื่องอื่นต่อไปกัน ติดตามให้ได้นะครับ…สวัสดี
