หลังจากพาไปรู้จักกับไฟล์น่าทึ่ง PDF ตอนที่ 1 : การสร้างไฟล์ PDF ไปแล้ว ครั้งนี้มาต่อกับตอนที่ 2 : ตัดต่อแต่งไฟล์ PDF กันครับ
ไฮไลต์ของโปรแกรม Adobe Acrobat Pro อยู่ที่ความสามารถในการจัดการกับไฟล์ PDF ซึ่งตอบโจทย์ผู้ใช้งานไฟล์ PDF ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการดึง การตัด การก๊อบปี้ การสลับ และการเพิ่มเนื้อหา ลองมาดูความสามารถที่พูดกันดูนะครับ
คำสั่งรวมกันอยู่ที่ Pages Panel
ก่อนอื่นให้เปิด Pages Panel ออกมาใช้งานกันก่อน โดยเลือกจากเมนู View -> Tools -> Pages (รูป 1)
Page Thumbnails
สำหรับเปิดหรือปิด Page Thumbnails การเปิดใช้งาน Page Thumbnails มีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน ตั้งแต่ใช้เพื่อกระโดดไปยังหน้าต่างๆ ยังพ่วงมาด้วยคำสั่งเพื่อจัดการกับหน้างาน คล้ายกับคำสั่งที่อยู่ตรง Pages Panel และหากต้องการดู Page Thumbnails ได้แบบเยอะๆ ให้คลิกไปตรงปุ่มเครื่องหมาย > ที่อยู่หลังคำสั่ง Page Thumbnails เข้าไปปรับขนาดของ Thumbnails ได้ตามสะดวก (รูป 2)
การหมุนหน้ากระดาษ
การหมุนหน้ากระดาษ สามารถเลือกหมุนได้ทีละหน้า หรือพร้อมกันได้ทีละหลายๆ หน้า โดยใช้การคลิกเลือกจาก Page Thumbnails แล้วค่อยคลิกไปตรงปุ่มหมุนหน้ากระดาษ ตามทิศทางที่ต้องการ (รูป 3)
แต่ถ้าต้องการหมุนแบบกำหนดเงื่อนไข ให้คลิกตรงคำสั่ง Rotate ซึ่งจะได้หน้าต่าง Rotate Pages ในช่อง Direction กำหนดทิศทางในการหมุน ส่วน Page Range กำหนดหน้าที่จะให้หมุน จะเอาทุกหน้า หรือเอาเป็นบางช่วงก็ได้ ส่วน Rotate กำหนดเงื่อนไขให้หมุนเฉพาะหน้าคี่ หรือหน้าคู่ หรือจะหมุนเฉพาะหน้าที่จัดเลย์เอาต์เป็นแบบแนวนอน หรือแนวตั้ง (รูป 4)
ดึงหน้างานออกมาเป็นไฟล์ใหม่
การดึงหน้างานตามที่เลือก หรือตามที่กำหนด ออกเป็นไฟล์ PDF สามารถทำได้โดยผ่านคำสั่ง Extract โดยที่หน้าต่าง Extract Pages จะปรากฏหน้าตามที่ถูกเลือกไว้ หรือกำหนดตรงนี้ก็ได้ โดยมีตัวเลือก
– Delete pages After Extracting ให้ลบหน้าที่ถูกดึงออกมาแล้วจากไฟล์ต้นฉบับนั้นด้วย
– Extract Pages As Separate Files ดึงแต่ละหน้าแยกออกมาเป็นไฟล์ PDF แต่ละไฟล์ไป โดยชื่อไฟล์ที่ได้จะเหมือนกับชื่อไฟล์ต้นฉบับ แต่จะมีหมายเลขหน้ากำกับตามมาด้วย (รูป 5)
ลบหน้าที่ไม่ต้องการ
ทำได้ไม่ยาก เมื่อใช้ตรง Page Thumbnails หลังจากเลือกหน้าที่ต้องการลบ จะเป็นหน้าเดียว หรือหลายๆ หน้าก็ได้ แล้วให้คลิกไปตรงปุ่ม Delete Page ตามด้วยการยืนยันความมั่นใจอีกครั้งว่าต้องการลบทิ้งจริง (รูป 6)
ครอบให้เหลือเฉพาะส่วนที่ต้องการ
การครอบ (Crop) เป็นการตัดข้อมูลให้เหลือเฉพาะในกรอบที่ถูกตีกำหนดไว้ หรือบางครั้งจะใช้ในการเปลี่ยนขนาดของงาน ซึ่งวิธีการครอบ ให้คลิกที่คำสั่ง Crop แล้วแดร็กเมาส์ตีกรอบข้อมูลส่วนที่ต้องการคงไว้ และถ้าต้องการเข้าไปกำหนดค่าในการครอบเพิ่มเติม เราจะใช้การดับเบิลคลิกตรงกรอบข้อมูลที่ได้ตีเลือกไว้
ในหน้าต่าง Set Page Boxes ดูกันตรงกรอบของ Page Boxes เป็นขนาดของกรอบข้อมูลตามที่เลือกไว้ ซึ่งคุณสามารถที่จะมากำหนดค่าที่แน่นอนกันได้ ส่วนในกรอบ Change Page Size จะใช้สำหรับเปลี่ยนขนาดของงาน และในกรอบ Page Range กำหนดหน้าที่มีผลต่อการครอบว่าต้องการหน้าไหน หน้าคู่ หรือหน้าคี่ (รูป 7)
แบ่งซอยไฟล์ออกเป็นหลายๆ ไฟล์
การแบ่งซอยไฟล์ (Split) ใช้กรณีที่คุณต้องการแบ่งเนื้อหาในไฟล์ PDF ออกเป็นหลายๆ ไฟล์ ตามเงื่อนไขที่กำหนด วิธีการแบ่งซอยไฟล์ ให้คลิกไปที่คำสั่ง Split Document แล้วไปกำหนดเงื่อนไขการทำงานตามนี้ (รูป 8)
– Number of pages กำหนดจำนวนหน้าในแต่ละไฟล์ว่าจะมีได้กี่หน้า
– File size กำหนดขนาดของไฟล์ให้มีขนาดใหญ่ได้แค่ไหน
– Top-level bookmarks แบ่งซอยโดยยึดการแบ่งจากบุ๊กมาร์ก
ถ้าต้องการกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อไฟล์ที่ถูกแบ่งซอยออกมา ให้คลิกที่ปุ่ม Output Options มีรายละเอียดที่ใช้กำหนดได้ตามนี้ (รูป 9)
– Target Folder เลือกให้เก็บไฟล์ที่ถูกแบ่งซอยออกมาไว้ที่โฟลเดอร์เดียวกับต้นฉบับ หรือกำหนดโฟลเดอร์อื่นแทน
– File Labeling กำหนดชื่อไฟล์ปกติก็คงเป็นชื่อเดียวกับต้นฉบับ (Add label and number after original name) และจะเพิ่มหมายเลขตามลำดับที่ถูกแบ่งออกมา เช่น 1, 2 ซึ่งจะต้องติ๊กเลือกตรงรายการ Use label: เป็น Part ส่วนเครื่องหมายที่ใช้คั่นระหว่างชื่อไฟล์ต้นฉบับ กับ Part ให้กำหนดได้ตรง Use separator between original name and label
โยกย้ายสลับตำแหน่งหน้างาน
การโยกย้ายเปลี่ยนตำแหน่งหน้างานไม่ใช่เป็นเรื่องยาก ให้เปิดใช้งาน Page Thumbnails แบบขยาย จัดแจงคลิกลาก Page Thumbnail ของหน้านั้นไปยังตำแหน่งใหม่ได้เลย แต่ถ้าต้องการก๊อบปี้หน้านั้นเพิ่ม ให้ใช้การกดปุ่ม Ctrl ในขณะที่ลากหน้านั้นไปยังตำแหน่งใหม่ (รูป 10)
สำหรับกรณีที่ต้องการโยกย้ายสลับตำแหน่งงานที่อยู่คนละไฟล์กัน สามารถใช้หลักการเดียวกันนี้ได้ โดยให้เปิดไฟล์ PDF ขึ้นมาทั้งสองไฟล์ จัดแจงสั่งให้แสดงผลแบบเห็นทั้งสองไฟล์ และทั้งสองไฟล์ให้เปิดทำงานเป็นแบบ Page Thumbnails จัดแจงลาก Page Thumbnail ของแต่ละไฟล์ข้ามไปหากัน
แทนที่ด้วยงานตัวใหม่
ในกรณีที่ต้องการแทนที่เนื้อหาจากไฟล์อันใหม่ สามารถทำได้โดยการคลิกที่คำสั่ง Replace จัดแจงเลือกชื่อไฟล์ PDF ที่เป็นไฟล์เนื้อหาอันใหม่ ซึ่งจะได้หน้าต่าง Replace Pages ในกรอบ Original ให้กำหนดช่วงหน้างานของไฟล์ต้นฉบับซึ่งจะถูกแทนที่ ส่วนในกรอบ Replacement กำหนดหน้าจากไฟล์อันใหม่ ว่าต้องการแทนที่เข้าไปกี่หน้า (รูป 11)
ถ้าการแทนที่ด้วยคำสั่ง Replace เป็นเรื่องที่ไม่ค่อยถนัด สามารถใช้การเปิดไฟล์ PDF ตัวต้นฉบับ กับตัวที่จะนำมาแทนที่ โดยทั้งสองไฟล์ให้แสดงแบบ Page Thumbnails คลิกเลือกหน้าที่ต้องการจากไฟล์ที่จะนำมาแทนที่ แล้วกดปุ่ม Ctrl+Alt เอาไว้ ลากไปทับตรง Page Thumbnail ของไฟล์ต้นฉบับ จะมีหน้าต่างถามว่า แน่ใจไหมต้องการแทนที่หน้าดังกล่าว (รูป 12)
วิธีการเพิ่มหน้าใหม่
การเพิ่มเนื้อหาใหม่ๆ เข้าไปเพิ่มเติม สามารถเพิ่มได้หลายๆ วิธี ให้ไปดูตรง Insert Pages มีตัวเลือกให้กำหนดตามนี้
– Insert from File เลือกไฟล์จากฟอร์แมตยอดนิยม เพิ่มเข้ามาได้ทันที ทั้งไฟล์ที่เป็น Word, Excel, Powerpoint, JPG, PNG, TIFF ฯลฯ
– Insert form Clipboard เพิ่มหน้าใหม่จากเนื้อหาข้อมูลที่อยู่ในคลิปบอร์ด
Insert from Scanner กรณีที่เครื่องของคุณมีการเชื่อมต่อกับสแกนเนอร์ หรือเครื่องพิมพ์แบบมัลติมีเดีย สามารถสแกนเอกสารจากเครื่องเข้ามาเป็นหน้าใหม่ได้เลย
– Add to PDF form Web Page ดึงเนื้อหาจากเว็บตามที่กำหนดเข้ามาเป็นเนื้อหาหน้าใหม่
– Insert Blank Page ตรงตัวละครับ เพิ่มหน้าว่างๆ เปล่าๆ เข้ามานั่นเอง (รูป 13)
จัดเรียงลำดับหน้ากันเสียใหม่
ไฟล์ PDF ที่ผ่านการตัดแต่ง ทั้งการเพิ่ม ลบ แทรก สลับตำแหน่ง ควรมีการตรวจสอบลำดับหน้ากันใหม่ ซึ่งอาจเป็นไปได้ที่เลขหน้าที่แสดงอาจไม่ตรงกับความเป็นจริง วิธีการจัดการให้คลิกไปที่เมนูคำสั่งตรง Page Thumbnails เลือกไปที่คำสั่ง Number Pages
ในหน้าต่าง Page Numbering มีตัวเลือกที่ให้กำหนดตามนี้
– Pages กำหนดให้การเรียงลำดับหน้าอะไรบ้าง สามารถกำหนดช่วง หรือทั้งหมดได้
– Numbering กำหนดรูปแบบของตัวเลข ให้เลือกตรง Style, Prefix และเริ่มตัวเลขจากเลขอะไรได้ที่ช่อง Start
– วิธีการเริ่มนับเลขหน้า สามารถกำหนดให้เริ่มนับใหม่ Begin new section หรือให้นับต่อจากตัวเลขเดิม Extend numbering used in preceding section to selected pages (รูป 14)
เป็นอย่างไรบ้างครับ กับคุณสมบัติการตัดแต่งไฟล์ PDF ซึ่งเป็นเรื่องที่คุณจะต้องใช้คุณสมบัติพวกนี้กันบ่อยๆ อย่างไม่ต้องสงสัย ในตอนหน้าเรามาดูกันต่อกับเรื่องที่น่าสนใจในอีกแนวหนึ่ง
นิพนธ์ กิตติปภัสสร
