รู้จักกับไฟล์น่าทึ่ง PDF ตอนที่ 1 : การสร้างไฟล์ PDF

May 7, 2015

เชื่อเหลือเกินว่า มาถึงวันนี้ไฟล์ PDF (Portable Document Format) ได้กลายเป็นเรื่องใกล้ตัว ไม่ใช่เป็นเรื่องไกลตัว หรือเป็นเรื่องเฉพาะจำกัดแค่แวดวงสื่อสิ่งพิมพ์อีกต่อไป คุณคงได้เห็นไฟล์ PDF ในรูปแบบของ e-magzine, e-statement, e-Itinerary และอื่นๆ จนเคยชิน

ผลพวงเดาไม่ยาก มาจากความนิยมของสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต จึงเป็นช่องทางให้ไฟล์ PDF ถูกใช้เพื่อการติดต่อสื่อสาร และช่วยลดภาวะโลกร้อนด้วยการใช้กระดาษให้น้อยลงสักวันละนิดก็น่าดีใจแล้ว

ไฟล์น่าทึ่ง PDF

ไฟล์ PDF ถูกออกแบบมาให้รู้จักกันตั้งแต่ในปี 1993 โดยเป็นไฟล์ข้อมูลของโปรแกรม Adobe Acrobat เช่นเดียวกับไฟล์ DOC ที่เป็นไฟล์ข้อมูลของโปรแกรม Microsoft Word ดังนั้นการเปิดดูไฟล์ PDF จำเป็นต้องใช้โปรแกรมที่ชื่อว่า Acrobat Reader

แต่ด้วยความนิยมของไฟล์ PDF การเปิดไฟล์จึงไม่ได้จำกัดว่าต้องเป็นโปรแกรม Acrobat Reader สามารถใช้บราวเซอร์อย่าง Google Chrome, โปรแกรม Reader ของ Windows 8 หรือแม้แต่ฟรีแวร์จากบริษัทต่างๆ มาอ่านได้เช่นเดียวกัน เพียงแต่ว่าการเปิดอ่านด้วยโปแกรม Acrobat Reader จะได้ผลลัพธ์การแสดงผลที่ดีที่สุด ต่างจากโปรแกรมตัวอื่นๆ ที่อาจได้ผลที่ผิดเพี้ยนไปบ้าง เช่น การแสดงฟอนต์ การไล่เฉดสีที่มีความละเอียดมาก รวมไปถึงเส้นตารางที่มีความละเอียดทั้งในส่วนความหนาบางของเส้น และรูปแบบของเส้นตาราง

จุดเด่นของไฟล์ PDF คือการแสดงได้เหมือนต้นฉบับ อ่านข้อความได้ในทุกภาษาตามต้นฉบับ และรองรับการใช้งานบนทุกๆ แพลตฟอร์ม ทั้ง Windows, OS-X, Linux, iOS, android และบนทุกๆ ดีไวซ์ยอดนิยม ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต จึงเป็นไฟล์ที่ใช้สำหรับแลกเปลี่ยนอย่างแท้จริงโดยไม่ต้องสงสัย

เช่นเดียวกับการอ่านไฟล์ PDF การสร้างไฟล์ PDF มีเรื่องของความถูกต้องตามต้นฉบับด้วยเช่นกัน ถ้าเอาแบบแน่นอน ให้ใช้โปรแกรม Acrobat Pro เป็นตัวสร้างไฟล์ PDF และเนื่องจากความนิยมของไฟล์ PDF ทางไมโครซอฟท์ได้รวมเอาคุณสมบัติการสร้างไฟล์ PDF มาไว้ให้แล้วในโปรแกรมชุด Microsoft Office แต่คุณก็ยังสามารถใช้โปรแกรมสร้างไฟล์ PDF จากค่ายอื่นๆ ได้เช่นกัน

สร้างไฟล์ PDF กันได้อย่างไร

มาดูแนวทางการสร้างไฟล์ PDF ที่มีหลากหลายวิธีดังนี้

1. ถ้าเป็นชุด Microsoft Office ตั้งแต่เวอร์ชัน 2010 เป็นต้นไป มีคุณสมบัติในการเอ็กซ์พอร์ตไฟล์เป็น PDF อยู่แล้ว แต่สำหรับเวอร์ชัน 2007 จะต้องไปดาวน์โหลด 2007 Microsoft Office Add-in : Microsoft Save as PDF มาติดตั้งเพิ่มเติมเสียก่อนที่ http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7

ให้ไปที่เมนู File -> Export คลิกไปตรง Create PDF/XPS Document แล้วค่อยตามด้วยการคลิกที่ปุ่ม Create PDF/XPS เพื่อยืนยันการเอ็กซ์พอร์ตไฟล์ออกมาเป็น PDF ซึ่งไฟล์ PDF ที่ว่านี้เป็นไฟล์ PDF ที่ไม่สามารถปรับแต่งค่าในการแปลงได้ (รูป 1)

(รูป 1)

2. สำหรับโปรแกรมตระกูล Adobe ยอดนิยม ไม่ว่าจะเป็น Illustrator InDesign สามารถเอ็กซ์พอร์ตไฟล์งานออกมาเป็น PDF ได้อย่างไม่ต้องสงสัย โดยเลือกจากเมนู File -> Save As กำหนดฟอร์แมตไฟล์ในช่อง Save as type ให้เป็น Adobe PDF (รูป 2)

(รูป 2)

การเอ็กซ์พอร์ตไม่ได้เสร็จในขั้นตอนเดียวเหมือนกับชุด Microsoft Office แต่จะมีรายละเอียดให้ปรับ ดังนี้

– ช่อง Adobe PDF Preset สำหรับเลือกคุณภาพในการแปลง ตามพรีเซตสำเร็จรูปที่โปรแกรมได้กำหนดไว้ให้แล้ว โดยผู้ใช้ไม่ต้องปวดหัวกับค่าต่างๆ ซึ่งชื่อของพรีเซตได้บอกตรงตัวเข้าใจง่าย ชื่อ High Quality Print สำหรับงานพิมพ์คุณภาพสูง, Press Quality สำหรับคุณภาพงานพิมพ์ตามมาตรฐาน ส่วน Smallest File Size ให้ไฟล์เล็ก โดยคุณภาพเหมาะสำหรับการรับชมผ่านทางจอภาพ (รูป 3)

(รูป 3)

– ช่อง Standard กำหนดให้ไฟล์เป็นไปตามมาตรฐานอะไร โดยให้เลือก None หากไม่ต้องส่งไฟล์เพื่อไปพิมพ์ในโรงพิมพ์ใหญ่ (รูป 4)

(รูป 4)

– ช่อง Compatibility กำหนดให้ไฟล์ PDF รองรับกับ Acrobat Reader เวอร์ชันอะไร หากเลือกเป็นเวอร์ชันสูงๆ คุณสมบัติที่เพิ่มเข้ามาในเวอร์ชันใหม่ยังคงอยู่ครบ แต่ถ้าเลือกเป็น Acrobat Reader เวอร์ชันเก่ามากๆ อาจจะหายไปได้ (รูป 5)

(รูป 5)

3. หากต้องการแปลงแบบปรับแต่งค่าได้ สามารถใช้โปรแกรมสร้างไฟล์ PDF ตามที่แนะนำให้เป็นโปรแกรม Adobe Acrobat Pro แต่สามารถใช้ของบริษัทอื่นได้เช่นกัน เพียงแต่ว่าคุณภาพของงานอาจผิดเพี้ยนไปบ้าง ขึ้นอยู่กับเนื้อหาไฟล์งาน

แปลงไฟล์ด้วย Adobe Acrobat Pro XI

หลังจากติดตั้งโปรแกรม Acrobat Pro XI เป็นที่เรียบร้อยแล้ว คุณจะมีทางเลือกในการสร้างไฟล์ PDF ได้หลากหลาย พร้อมปรับรายละเอียดต่างๆ ได้ขึ้นมาอีกเยอะ

1. โปรแกรมได้ทำให้ตัวเองเป็นเครื่องพิมพ์อีกตัว ชื่อว่า Adobe PDF เมื่อต้องการแปลงเป็นไฟล์ PDF ไม่ว่าจะใช้โปรแกรมอะไร สามารถสั่งพิมพ์ได้ โดยเลือกพิมพ์มาที่ Adobe PDF ข้อมูลจะถูกแปลงออกมาเป็นไฟล์ PDF แทนการพิมพ์ออกมาจริง (รูป 6)

(รูป 6)

2. เป็นทูลบาร์เสริมการทำงานให้กับโปรแกรมตัวอื่นๆ ที่รองรับ ไม่ว่าจะเป็นชุด Microsoft Office, Internet Explorer, Firefox

– ในกรณีของ IE จะต้องมีการเปิดให้แสดงทูลบาร์กันเสียก่อน โดยเลือกจากเมนู View -> Toolbars -> Adobe Acrobat Create PDF Toolbar (รูป 7)

(รูป 7)

ยืนยันการเปิดใช้ Add-on ใน IE โดยให้คลิกไปตรงปุ่ม Enable (รูป 8)

(รูป 8)

หลังจากนี้ จะปรากฏทูลบาร์เพื่อให้สามารถแปลงหน้าเว็บไปเป็นไฟล์ PDF รวมไปถึงการแปลงเพิ่มไปใส่ในไฟล์ PDF ที่มีอยู่เดิมได้อีกด้วย (รูป 9)

(รูป 9)

– สำหรับ Firefox จะต้องมีการอนุญาตให้เพิ่ม Add-on เหมือนที่ทำกับ IE ด้วยเช่นเดียวกัน ด้วยการคลิกตรงรายการ Allow this installation และจะได้ทูลบาร์ Add-on แบบเดียวกับของ IE (รูป 10)

(รูป 10)

– โปรแกรมยอดประชานิยม อย่าง Microsoft Office การมีทูลบาร์ของ Acrobat เพิ่มเข้ามา ทำให้มีความยืดหยุ่นในการสร้างไฟล์ PDF เพิ่มเข้ามาอีกมาก ทั้งในโปรแกรม Word , Excel หรือ PowerPoint จะมีปุ่มคำสั่งสร้างไฟล์ PDF ที่คล้ายๆ กันอยู่ (รูป 11)

(รูป 11)

– ปุ่ม Create PDF เป็นการสั่งแปลงงานที่ทำงานอยู่ ให้ไปเป็นไฟล์ PDF หลังจากคลิกปุ่มนี้แล้ว สามารถกำหนดออปชันให้กับไฟล์ PDF ได้ โดยการคลิกไปที่ปุ่ม Options จะได้หน้าต่างกำหนดออปชัน โดยสามารถกำหนดให้สร้างบุ๊กมาร์คจากพารากราฟที่ใช้สไตล์ Heading เพื่อให้การอ่านไฟล์ PDF รับชมได้ง่ายขึ้น และสามารถกำหนดว่าต้องการแปลงหน้าอะไรได้อีกด้วย (รูป 12)

(รูป 12)

แต่ถ้าต้องการกำหนดรหัสผ่านให้กับไฟล์ PDF ตัวนี้ ให้ติ๊กเลือกรายการ Protect PDF จะได้หน้าต่างกำหนดเรื่องของรหัสผ่าน หากต้องการกำหนดรหัสผ่านสำหรับเปิดอ่านไฟล์นี้ได้ ให้ติ๊กเลือกรายการ Require a password to open the document แล้วไปกำหนดรหัสผ่านตามต้องการตรงช่อง Document Open Password

นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดรหัสผ่านระดับสิทธิ์ในการใช้งานไฟล์ PDF หลังจากเปิดขึ้นมารับชมได้อีก โดยให้ติ๊กตรงรายการ Restrict editing and printing of the document แล้วไปกำหนดรหัสผ่าน หากกรอกรหัสผ่านถูกต้อง ถึงจะสามารถทำการสั่งพิมพ์ หรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในไฟล์ PDF ได้

ในช่อง Printing Allowed สามารถกำหนดให้พิมพ์งานได้หรือไม่ได้ หรือพิมพ์ได้เฉพาะคุณภาพต่ำ หรือพิมพ์ระดับคุณภาพสูงได้

ในช่อง Changes Allowed กำหนดให้สามารถแก้ไขเนื้อหาอะไรได้บ้าง สามารถกำหนดให้เพิ่ม ลบ หรือหมุนกระดาษ, กำหนดให้ลงข้อมูลในแบบฟอร์มได้ และยอมรับคอมเมนต์ต่างๆ ที่มีการแก้ไขลงไปในไฟล์ PDF ตัวนี้ (รูป 13)

(รูป 13)

– ปุ่ม Mail Merge เรื่องการทำจดหมายเวียน เป็นจุดขายของโปรแกรม Microsoft Word มาแต่ไหนแต่ไร สำหรับปุ่มนี้เมื่อคลิกแล้ว จะสร้างรายการจดหมายเวียนไปเป็นไฟล์ PDF ให้โดยอัตโนมัติ เพื่อนำเอาไฟล์ PDF จัดส่งไปให้แก่ผู้รับทางอีเมล์, Facebook หรือ LINE ได้ต่อไป

– ปุ่ม Embed Flash สำหรับแทรกไฟล์ Flash ให้ไปอยู่ในไฟล์ PDF หลังจากที่แปลงเสร็จสิ้นไปแล้ว

– ปุ่ม Preferences ใช้สำหรับกำหนดออปชันให้กับไฟล์ PDF เพื่อใช้เป็นค่ากลาง โดยไม่ต้องมาเสียเวลากำหนดด้วยการคลิกตรงปุ่ม Options ทุกครั้ง โดยสามารถกำหนดคุณภาพของไฟล์ PDF ได้ตรงช่อง Conversion Settings รวมไปถึงกำหนดให้มีการแนบไฟล์ต้นฉบับ (Attach source file) ไปในไฟล์ PDF ในทุกครั้ง (รูป 14)

(รูป 14)

– จำเรื่องการแปลงบุ๊กมาร์คด้วยพารากราฟสไตล์ Heading ได้หรือไม่ ในแท็บ Bookmarks อนุญาตให้คุณกำหนดว่า ต้องการให้นำเอาพารากราฟสไตล์อะไรบ้างมาแปลงเป็นบุ๊กมาร์ค (รูป 15)