Outlook รู้จักกันดีกับการที่เป็นโปรแกรมช่วยในการจัดส่งรับเมล์ วางแผนกิจกรรมลงไปในปฏิทินเพื่อไม่ให้คุณได้พลาดกับเรื่องที่ต้องทำ ต้องจัดการ และด้วยคุณสมบัติที่มีการปรับปรุง เพิ่มเติมเข้ามาในเวอร์ชัน 2013 ทำให้ Outlook เวอร์ชันนี้น่าใช้เป็นอย่างมากครับ
เรื่องการจัดส่งรับเมล์ของ Outlook 2013 สามารถรองรับกับระบบเมล์ทั้งในระดับภายในองค์กร ที่สร้างเมล์เซิร์ฟเวอร์จาก Microsoft Exchange Server ได้แล้ว ยังรองรับการใช้ระบบเมล์แบบ POP และ IMAP ของเมล์ยอดนิยมที่ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น yahoo mail, gmail และแน่นอนครับ Hotmail คงไม่พลาดแบบให้น่าสงสัย
1. เมื่อเริ่มต้นใช้งาน outlook เพื่อให้การใช้งานได้เต็มรูปแบบ จำเป็นต้องมีการกรอกอีเมล์แอดเดรสเข้าไปในขั้นตอนแรกของการเริ่มใช้ outlook การใส่อีเมล์แอดเดรสนั้นในกรณีที่เป็นเมล์ยอดนิยมคงไม่ต้องกังวล แค่พิมพ์อีเมล์แอดเดรส และรหัสผ่านเข้าไปเป็นเสร็จ แต่ก็อาจมีปัญหาได้เหมือนกัน ซึ่งอาจจะต้องเลือกมาที่ Manual setup or additional server types (รูป 1)
2. ในตัวอย่างได้ลองใช้ yahoo mail ได้เกิดปัญหาไม่สามารถเชื่อมเอาเมล์มาใช้ใน Outlook ได้ ซึ่งควรตรวจสอบในเบื้องต้นกันสักนิดว่า ได้กรอกอีเมล์แอดเดรส รหัสผ่าน ถูกต้องแล้วหรือไม่ หากตรวจสอบแล้ว ถูกต้องแน่นอน จำเป็นต้องใช้การกำหนดค่าแบบ Manual setup or additional server types โดยให้คลิกเลือกตรงรายการ Change account settings (รูป 2)
3. มาถึงหน้าต่าง Choose Service ให้เลือกเป็น POP or IMAP (รูป 3)
4. จะได้หน้าต่าง Add Account สิ่งที่ต้องกำหนดเป็นไปตามปกติคือ กรอกชื่อ และอีเมล์แอดเดรส ส่วนในเรื่องของ Account type ให้เลือกเป็น POP3 และค่าของ Incoming mail server สำหรับ yahoo mail ให้กรอกเป็น pop.mail.yahoo.com และในช่อง Outgoing mail server (SMTP) ให้กรอกเป็น smtp.mail.yahoo.com และที่สำคัญคือในช่อง User name และ Password จะต้องกรอกให้ถูกต้องเพื่อใช้สำหรับเช็กอินเข้าเมล์บ็อกซ์
สำหรับ Deliver new messages to หมายถึงเมื่อมีการรับเมล์เข้ามาใหม่ ให้จัดเก็บไว้ตรงไหน ตามตัวอย่างก็คงเป็น New Outlook Data File เพราะเราเพิ่งเริ่มใช้ Outlook กัน แต่อย่าเพิ่งคลิกตรงปุ่ม Test Account Settings เพราะยังกำหนดค่าไม่เสร็จ ให้คลิกไปตรงปุ่ม More Settings (รูป 4)
5. เข้ามาสู่หน้าต่าง Internet E-mail Settings ให้เลือกไปตรงแท็บ Outgoing Server ให้คลิกเลือกรายการ My outgoing server (SMTP) requires authentication หมายถึงต้องมีการพิสูจน์สิทธิ์ว่าเป็นเจ้าของอีเมล์แอดเดรสนี้จริง ซึ่งจะต้องกำหนดค่าในช่อง User Name และ Password ให้ถูกต้อง แต่เราจะไม่ทำอะไรที่ซ้ำซ้อน จึงเลือกเป็นรายการ User same settings as my incoming mail server หมายถึงให้เอาค่าของ User name และ Password มาจากขั้นตอนตอนหน้ามาใช้แทนไปเลย (รูป 5)
6. ยังคงอยู่ที่หน้าต่าง Internet E-mail Settings ให้คลิกไปตรงแท็บ Advanced มาดูการกำหนดค่ากันครับ
– ให้เลือกรายการ This server requires an encrypted connection (SSL) ซึ่งจะทำให้ค่าในช่อง Incoming server (POP3) ใช้พอร์ต (port number) เป็นหมายเลข 995 ให้ทันที การกำหนดแบบนี้จะช่วยให้เมล์ที่รับส่งถูกเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัยนั่นเอง
– สำหรับพอร์ตของ Outgoing server (SMTP) ให้กำหนดเป็น 25
– ในช่อง Use the following type of encrypted connection ซึ่งเป็นการเลือกกรรมวิธีการเข้ารหัส ให้เลือกเป็น Auto
– Server Timeouts กำหนดช่วงเวลารอในการซิงค์เมล์เซิร์ฟเวอร์ กับตัวโปรแกรม Outlook
– สำหรับ Delivery ให้เลือกรายการ Leave a copy of messages on the server เป็นการให้ก๊อบปี้เมล์จากเมล์เซิร์ฟเวอร์มาไว้ใน Outlook ให้อีกชุดหนึ่ง (รูป 6)
7. เสร็จจากการตั้งค่าเรียบร้อยกันแล้ว ให้ออกมาคลิกที่ปุ่ม Test Account Settings ดูผลการทำงานในแท็บ Tasks โดยการทดสอบจะมีทั้งในส่วนการ Log onto หมายถึงสามารถล็อกออนเข้าสู่เมล์เซิร์ฟเวอร์ได้ด้วย User Name และ Password ที่กรอกไว้หรือไม่ และอีกส่วนเป็น Send test e-mail message จะเป็นการทดลองส่งเมล์หลังจากที่ล็อกออนเข้าไปได้เรียบร้อยแล้ว (รูป 7)
8. เมื่อผลการทดสอบเป็นผลสำเร็จ ให้คลิกที่ปุ่ม Next เพื่อเข้าไปสู่ขั้นตอนการกรอก User name และ Password โดยในครั้งนี้จะเป็นการล็อกออนเข้าไปเพื่อก๊อบปี้เมล์จากเซิร์ฟเวอร์มาไว้ใน Outlook ให้ มีข้อดีที่สามารถนึกออกได้ทันที นั่นคือ คุณสามารถอ่านเมล์ได้แบบออฟไลน์ ไม่ต้องออนไลน์ก็อ่านเมล์เก่าๆ ได้แล้ว (รูป 8)
9. หลังจากเข้ามาสู่หน้าต่างของโปรแกรม Outllok ก็รอคอยการซิงก์เมล์จากเซิร์ฟเวอร์ทยอยก๊อบมาทิ้งไว้ใน Outlook จะช้าจะนานขึ้นอยู่กับจำนวนเมล์ของคุณ หรือจะใช้การคลิกที่ปุ่ม Send/Receive All Folders เพื่อบังคับให้มีการซิงก์เกิดขึ้น (รูป 9)
เพิ่มอีเมล์แอ็กเคานต์
ตัวของ Outlook รองรับการใช้งานร่วมกันได้หลายๆ อีเมล์แอดเดรส และหลายๆ ค่ายได้อีกด้วย การเพิ่มให้คลิกไปที่เมนู File จะได้หน้าต่าง Account Information แสดงให้เห็นว่าได้มีการกำหนดอีเมล์แอดเดรสอะไรไว้แล้ว การเพิ่มให้คลิกไปที่ปุ่ม Add Account และทำตามขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมด (รูป 10)
รู้จัก PO3 และ IMAP4
– POP3 จะดาวน์โหลดอีเมล์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ และอีเมล์ที่ดาวน์โหลดมาแล้วจะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ จึงทำให้คุณไม่สามารถเข้าถึงอีเมล์ที่คุณได้ดาวน์โหลดบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้อีก แต่ไม่ต้องกังวลหากคุณเลือกรายการ Leave a copy of messages on the server เอาไว้ เนื่องจากเป็นฟีเจอร์ที่ Outlook ได้เตรียมรับมือให้มาแล้ว
– IMAP4 มีความยืดหยุ่นมากกว่า คือจะก็อบปี้อีเมล์จากเซิร์ฟเวอร์มาไว้ใน Outlook ให้อัตโนมัติ และรองรับจำนวนโฟลเดอร์ที่สร้างไว้ในอีเมล์แอ็กเคานต์ได้มากกว่า POP3
ในตอนหน้า จะมาดูการใช้งาน Outlook ในอีกฟีเจอร์หนึ่งที่มีความน่าสนใจเป็นอย่างมาก รอติดตามกันนะครับ ขอบคุณครับ
เรียบเรียงโดย นิพนธ์ กิตติปภัสสร
ติดตามตอนอื่นๆ ได้จากลิงค์ด้านล่างครับ
– ติดปีก เสริมเขี้ยวเล็บให้ powerpoint & outlook 2013 ตอนที่ 1 : มาสร้าง Org Chart และ Flow Chart
– ติดปีก เสริมเขี้ยวเล็บให้ Powerpoint & Outlook 2013 ตอนที่ 2 การสร้างกราฟวงกลม (Pie Chart)
– ติดปีก เสริมเขี้ยวเล็บให้ powerpoint & Outlook 2013 ตอนที่ 3: แอนิเมชันใช้กันให้คุ้ม
