หลังจากแนะนำการสร้าง Org Chart และ Flow Chart ไปเมื่อตอนที่แล้ว สำหรับตอนนี้ จะมาดูการสร้าง Chart ยอดนิยมอีกรูปแบบหนึ่ง คือ กราฟวงกลม (pie chart) ทั้งในลักษณะของการอาศัยข้อมูลจากตัว Powerpoint เอง หรือจะดึงเอามาจากตัว Excel แล้วคุณจะพบว่าฟีเจอร์แบบนี้ก็มีใน powerpoint ด้วยเหมือนกัน
สร้าง pie chart
1. เริ่มต้นหลังจากสร้างแผ่นสไลด์ว่างๆ ใหม่ๆ กันมาแล้ว ให้เลือกไปที่เมนู Insert -> ตามด้วยการคลิกที่ปุ่ม Chart ซึ่งจะได้หน้าต่าง Insert Chart ให้เลือกไปเป็นแบบ Pie โดยมีรูปแบบของกราฟวงกลมอยู่หลายรูปแบบ ตามตัวอย่างได้เลือกใช้แบบ 3-D Pie (รูป 1)
2. ถ้าจำในตอนแรกได้ การสร้าง org chat จะได้ text pane เอาไว้สำหรับกรอกข้อมูลสร้าง org chart สำหรับ pie chart มีหน้าต่างมิติสเปรดชีตในสไตล์ Excel ให้กรอกข้อมูลเพื่อนำมาสร้างเป็น pie chart ซึ่งไม่ต้องกังวลเรื่องการใช้งาน เพราะใช้ความสามารถจัดการพื้นฐานได้เช่นเดียวกับ Excel ในขณะที่กรอกข้อมูลนั้น ให้สังเกตว่ารูปทรงจะเปลี่ยนไปตามข้อมูล และที่ด้านล่างของกราฟก็จะมี Legend สำหรับอธิบายว่าแต่ละส่วนของกราฟเป็นข้อมูลเกี่ยวกับอะไร (รูป 2)
3. วิธีปรับแต่งกราฟให้มีความสวยงามและตรงใจมากขึ้น ให้เลือกจาก Chart Styles ซึ่งจะมีรูปแบบของกราฟให้เลือก และยังคงสามารถเปลี่ยนสีได้ด้วยการคลิกที่ปุ่ม Change Colors รวมไปถึงการจัดวางส่วนประกอบของกราฟได้ตรง Quick Layout
4. การปรับแต่งแบบยืดหยุ่นมากขึ้น ให้ไปดูตรงปุ่ม 3 ปุ่มที่อยู่ด้านขวาของกราฟ
– ปุ่มเครื่องหมายบวก (+) เป็นปุ่ม Chart Elements
– ปุ่มรูปพู่กัน เป็นปุ่ม Chart Styles
– ปุ่มรูปกรวย เป็นปุ่ม Chart Filters
เมื่อคลิกที่ปุ่ม Chart Elements จะปรากฏตัวเลือกให้เพิ่มส่วนประกอบเข้าไปใน Chart ได้ ซึ่งก็จะมี Chart Title (ตั้งชื่อกราฟ) , Data Labels (ใส่ข้อมูลลงไปในกราฟ) และ Legend (เป็นคำอธิบายแต่ละส่วนของกราฟ) ซึ่งแต่ละตัว จะมีทางเลือกให้คลิกต่อไปว่า ให้วางข้อมูลไว้ตรงไหน ก่อน หลัง หรือกึ่งกลาง และจะมี More Options ซึ่งเป็นทางเลือกเพิ่มเติมให้มาเพิ่มอีก (รูป 3)
5. มาดูกรณีของ More Options ของ Data Labels ซึ่งสามารถนำไปใช้กับพวก Title และ Legend ได้ด้วยเช่นกัน หลังจากเลือก More Options ที่ด้านขวามือจะปรากฏ Pane ของคำสั่งนั้นๆ เช่นกรณีของ Data Labels ก็จะมีตัวเลือกหลักๆ คือ LABEL OPTIONS กับ TEXT OPTIONS และภายใต้แต่ละตัวก็จะมีทางเลือกให้ปรับเพิ่มเติมอีก เช่น Fill & Line, Effects, Side & Properties และ LABLE OPTIONS จากตัวอย่างกำลังอยู่ที่ LABEL OPTIONS -> LABEL OPTIONS
จากคำสั่งดังกล่าว สามารถเลือกรูปแบบการแสดงของข้อมูลได้ ไม่ว่าจะเป็นให้แสดงแบบเปอร์เซ็นต์, กำหนดตัวแบ่งคอมม่า และเลือกรูปแบบการแสดงตัวเลขได้หลากหลาย โดยการเลือกตรง Category จากส่วนของ NUMBER (รูป 4)
6. มาดูกันต่อตรงส่วนของ Side & Properties สามารถกำหนดลักษณะการวางข้อความให้เป็นแบบไหน แนวนอน แนวตั้ง กำหนดให้เอียงกี่องศา รวมไปถึงกำหนดขนาดของ Chart ไม่ให้เปลี่ยนแปลงไปตามความยาวของข้อมูล โดยกำหนดให้เป็น Do not Autofit และที่เด็ดอยู่ตรงปุ่ม Columns สามารถกำหนดให้ข้อมูลที่จะนำมาวางไว้ใน Chart ซึ่งยาวมากๆ สามารถถูกแบ่งออกเป็นคอลัมน์ได้ (รูป 5)
7. ตรงส่วน effects เป็นเรื่องของการเพิ่มความงามให้กับ Chart ไม่ว่าจะเป็นเพิ่มเงาเพื่อตัดให้เห็นเด่นชัด หรือการใส่แสงเรืองๆ รอบๆ ก็กำหนดจากตรงนี้ได้เช่นกัน (รูป 6)
8. สำหรับ Fill & Line เป็นการเลือกรูปแบบวิธีลงสีให้กับ Chart ไม่ว่าจะเป็นสีล้วน (Solid fill), แบบไล่สี (Gradient fill) รวมไปถึงการใส่รูปภาพ (Picture or texture fill) และกำหนดรูปแบบของเส้นได้ตามอิสระ ทั้งความหนาของเส้น รูปแบบของเส้นจะให้เป็นแบบเส้นทึบ เส้นประ (รูป 7)
9. เสร็จไปแล้ว กับส่วนของ LABEL OPTIONS ซึ่งมีทางลัดสำหรับการเข้าหาได้ไวขึ้น ให้ใช้การคลิกขวาบน Chart แล้วเลือกคำสั่ง Format Data Labels และหากต้องการเพิ่มลูกเล่นด้วยการใส่รูปทรงให้กับข้อมูลตรงส่วนของ Label ให้เลือกคำสั่ง Change Data Label Shapes (รูป 8)
10. มาดูกันต่อกับส่วน TEXT OPTIONS เป็นส่วนที่ใช้ปรับแต่งรูปร่างหน้าตาให้กับตัวอักษร ซึ่งก็จะมีส่วนของ
– Text Fill and Outline ใช้กำหนดวิธีการลง และเส้นขอบให้กับตัวอักษร
– Text Effects ใช้สำหรับใส่เงา ใส่แสงเรืองๆ รอบๆ พร้อมกับกำหนดรูปแบบ 3D
– Textbox กำหนดลักษณะการจัดวาง ทิศทาง ข้อความภายใน Textbox รวมไปถึงการจัดแบ่งให้ข้อความแสดงเป็นกี่คอลัมน์ (รูป 9)
11. การปรับแต่งให้รูปกราฟหมุนไป พร้อมกับแตกชิ้นของกราฟ จะใช้การคลิกขวาเลือกคำสั่ง Format Data Series ในช่อง Angle of first slice กำหนดให้หมุนรูปกราฟไปทางไหน ส่วนช่อง Pie Explosion กำหนดระยะของการแตกชิ้นออกมา (รูป 10)
การดึงกราฟวงกลมมาจาก Excel
หากคุณถนัดที่จะสร้างกราฟวงกลมจาก Excel ก็สามารถนำมาใช้บน Powerpoint ได้อย่างไม่ยาก โดยใช้วิธีการก๊อบปี้กราฟวงกลมมาจาก Excel ด้วยวิธีที่ใช้กันเป็นประจำ คือคลิกขวาตรงรูปกราฟ เลือกคำสั่ง Copy จากนั้นเมื่อมาทำงานตรง Powerpoint ให้คลิกขวาเลือก Paste เป็นแบบ Use Destination Theme & Link Data (L) (รูป 11)
การ Paste ด้วยแบบดังกล่าว จะทำให้คุณยังคงสามารถเปลี่ยน Chart Styles ให้กับกราฟได้ แม้อยู่ใน Powerpoint และในขณะเดียวกัน หากต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลภายใน Excel กราฟดังกล่าวจะถูกอัพเดตให้ด้วย
เอาล่ะครับ สำหรับในตอนหน้ามาดูกันต่อกับฟีเจอร์ที่คุณอาจลืมใช้มัน ทั้งๆ ที่เป็นตัวช่วยให้การสร้างพรีเซนต์ดูเป็นมือโปรมากขึ้นไปกว่าเดิม แล้วพบกันนะครับ…สวัสดี
