ไม่สำคัญว่าจะทำอะไรหรือทำงานที่ไหน ทุกคนต่างมองหาวิธีที่จะทำให้งานได้เพิ่มประสิทธิภาพ สร้าง Productivity ได้มากขึ้นในระยะเวลาเท่าเดิม ทั้งการจัดการเวลา และสภาพแวดล้อมในองค์กรที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น
ด้วยปัจจัยผลกระทบของของโรคระบาดและการทำงานยุคใหม่ที่ต้องอาศัยความต่อเนื่องและรวดเร็ว จึงเกิดเป็นแนวคิด Digital Workplace ที่ช่วยให้เราสามารถทำงานได้จากที่บ้าน ร้านกาแฟ โคเวิร์กกิ้งสเปซ หรือที่ไหนๆ ก็ตามบนระบบที่สามารถจัดการและแชร์ข้อมูลการทำงานได้แบบเรียลไทม์ รวมถึงช่วยประหยัดทรัพยากรได้มากขึ้น
บริการคลาวด์ ระบบอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์เป็นส่วนสำคัญของ การปรับองค์กรให้เป็น Digital Workplace เพราะเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถขจัดอุปสรรคของพนักงานต้องทำงานอยู่เฉพาะที่ออฟฟิศ และทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จำเป็นจะพร้อมใช้งานจากระยะไกลทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง โดยมี 4 เทคนิค ที่จะช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับคนทำงาน
1.ออกแบบการทำงานที่เป็นระบบ
มนุษย์ออฟฟิศทุกคนต่างรู้ดีว่าการจัดการกับเอกสารนั้นเป็นเรื่องที่ชวนหัวจะปวดแค่ไหน การเก็บเอกสารทั้งหมดไว้บนระบบเดียวกันทำให้การทำงานสะดวกยิ่งขึ้น ทั้งการค้นหาข้อมูล การติดต่อประสานงานกันได้ทุกแผนก ซึ่งช่วยให้เราทำงานได้ไวขึ้น ที่สำคัญช่วยประหยัดทรัพยากร โดยใช้ Digital Service เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาความยุ่งเหยิงให้ชาวออฟฟิศสามารถเข้าถึงเอกสาร จัดแจงเอกสารต่างๆ พร้อมกดอนุมัติเอกสารได้อย่างง่ายดาย ผ่านเครื่องมือและบริการทั้ง 3 อย่าง คือ
- Kofax® ControlSuite : ตัวช่วยในการจัดการงานเอกสารทุกรูปแบบทั้งเวิร์กโฟลว์จัดการงานพิมพ์ งานสแกน และสำเนาต่างๆ ภายในองค์กรทั้งหมดได้ในแพลตฟอร์มเดียว
- Business Process Management (BPM) : ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน มีระบบการทำงานที่เชื่อมโยงกัน ทำให้การอนุมัติต่างๆ มีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
- Enterprise Content Management System (ECM) : ช่วยให้จัดการงานด้านเอกสารมีความง่ายมากขึ้น จัดเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวกันและเป็นระเบียบ นอกจากนี้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่นๆ เพิ่มความไหลลื่นในการทำงาน
2.เปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
ในโลกที่ทุกอย่างหันมาพึ่งพาเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มความสะดวกให้ในชีวิต หนึ่งในการปรับตัวนั้นก็คือการทำงานที่เราจะเห็นองค์กรต่างๆ นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงานมีความสะดวกพร้อมช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล โดยเฉพาะเอกสารสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ทำให้บุคลากรมีเวลาไปทำงานส่วนอื่นๆ มากขึ้น ผ่านเครื่องมือสำคัญอย่าง
- Scanning Outsourcing Services : ช่วยให้การทำเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เพราะเรามีผู้ช่วยในการแปลงไฟล์เอกสารแบบ Hard Copy ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลและจัดทำชุดข้อมูลตามที่เราต้องการ พร้อมให้เราทำงานในส่วนอื่นๆ ต่อได้ทันที
- Ricoh E-Tax Invoice Solution : ประหยัดเวลาในการทำใบกำกับภาษีและใบรับให้กรมสรรพากรไปอีกขั้น กับความสะดวกและรวดเร็ว สามารถจัดทำและส่งเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลได้แบบง่าย ๆ แถมยังช่วยลดความผิดพลาดในการทำเอกสารด้วยและลดต้นทุนในการจัดทำเอกสาร
3.ย่นระยะเวลาในการทำงานที่ต้องทำเป็นประจำลง
ในการทำงานแบบ Work From Anywhere นอกเหนือจากความสะดวกของการทำงานแล้ว สิ่งที่มักเป็นอุปสรรคในการทำงานคือการเข้าถึงข้อมูล การจัดทำเอกสาร การสื่อสาร และเพื่อลดความผิดพลาด ช่วยให้การทำงานที่ไหลลื่น หากเราได้ตัวช่วยก็จะทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพื่อความคล่องตัวในกระบวนทำงานขององค์กร ผ่านเครื่องมือและบริการอย่าง
- Robotic Process Automation : ซอฟต์แวร์ที่เป็นเสมือนหุ่นยนต์ ช่วยจัดการข้อมูลไม่ว่าจะคัดลอก วาง หรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลต่างๆ รวมถึงช่วยจัดทำรายงานที่ต้องทำเป็นประจำ ได้โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลาทำเอง
- E-Signature Solution : เซ็นเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา แถมปลอดภัย ด้วยระบบเทคโนโลยีที่จะช่วยเรื่องการลงลายเซ็นดิจิทัลบนเอกสารซึ่งมีผลผูกพันทางกฎหมาย รับรอง โดยผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ทำให้เราสามารถเซ็นและส่งเอกสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
4.ทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ยังสื่อสารกันได้ราบรื่น
เมื่อเราสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้การเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสารหรือไฟล์งานก็ต้องสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่เช่นกัน ดังนั้นการส่งเอกสาร หรือส่งงานไปให้ในยุคนี้จึงไม่ตอบโจทย์สไตล์การทำงานในยุคดิจิทัลแล้ว
เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล หรือเข้าถึงไฟล์สำคัญ และการอนุมัติเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้องค์กรเริ่มหันมาเก็บข้อมูลไว้บนคลาวด์ เพื่อการเข้าถึงและอนุมัติที่ง่ายขึ้น พร้อมกับการเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นระบบผ่านโซลูชันที่ตอบโจทย์เช่น
- kintone : โซลูชันที่ช่วยจัดการอนุมัติต่างๆ ภายในองค์กรผ่านระบบคลาวด์ที่จะช่วยเปลี่ยนให้องค์กรของเราเป็นองค์กรที่ทำงานแบบ Digital Workplace มากขึ้นที่สามารถสร้าง แชร์ อนุมัติ และปรับปรุงระบบการทำงาน รวมถึงออกแบบกระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติ ช่วยให้เราอัปเดตข้อมูลและสื่อสารกับคนในองค์กรได้ง่ายขึ้น
- DocuWare : ซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการและจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ และระบบการทำงานให้เป็นเป็นระเบียบมากขึ้นผ่านการแปลงไฟล์เอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัล พร้อมช่วยให้เราประหยัดเวลาในการอนุมัติเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
จาก 4 เทคนิคเล่ามา คิดว่าหลายคนน่าจะได้แนวคิดที่เอาไว้ช่วยเพิ่มประสิทธิผลในการทำงานได้มากขึ้นแล้ว ซึ่งสิ่งสำคัญที่สุดควรเริ่มต้นโดยการเปลี่ยนจากกระดาษไปเป็นเอกสารทางดิจิทัลที่ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้การทำงานไหลลื่นขึ้น ซึ่งจะสะดวกในการค้นหา สะดวกในการจัดการ และการหยิบออกมาใช้
นอกจากนี้ แนวคิดในการสร้าง Digital Workflow และ Digital Workplace ยังช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนได้อย่างมาก เนื่องจากกระบวนการต่างๆ เช่น การจัดเก็บเอกสารและการทำงานร่วมกันของพนักงานจะถูกแทนด้วยระบบอัตโนมัติ
อีกหนึ่งสิ่งที่เป็นข้อได้เปรียบสำคัญ มีการสำรวจพิสูจน์แล้วว่า หากองค์กรใดสามารถสร้าง Digital Workplace ได้สำเร็จ องค์กรนั้นจะสามารถดึงดูดผู้มีความสามารถเข้ามามากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล และเพิ่มโอกาสที่จะรักษาพนักงานไว้ได้ยาวนานขึ้น
ดูโซลูชันเพิ่มเติมได้ที่: Ricoh Digital Workflow and Automation
