แม้ว่าแอปแชตจะเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับคนทำงาน แต่อีเมลก็ยังคงเป็นส่วนสำคัญที่ขาดไม่ได้ ทั้งเรื่องงานและชีวิตส่วนตัว
โดยเฉพาะ Gmail ที่มีผู้ใช้มากกว่า 1.5 พันล้านคน แต่เราเชื่อว่าแม้คุณจะรู้พื้นฐานการใช้งานอีเมลเป็นอย่างดี แต่ยังมีฟีเจอร์และลูกเล่นมากมายที่ช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น สามารถทำงานแบบฉลาดๆ ได้ไม่ยากเกิน
มาเป็นมือโปรของ Gmail ด้วยเครื่องมือและเคล็ดลับ 10 ข้อนี้กัน
1. ไม่พลาดนัดสำคัญ
ไม่อยากพลาดนัดสำคัญ ให้เชื่อมต่ออีเมลเข้ากับปฏิทินเอาไว้ เพราะมันจะแจ้งเตือนราวกับมีเลขาที่รู้ใจ ช่วยให้คุณไม่พลาดการประชุม วีดีโอคอล เรียนออนไลน์ หรืออีเว้นท์ที่ลงทะเบียนไว้ ซึ่งหาดใช้อีเมลในการสมัคร การแจ้งเตือนกิจกรรมก็จะขึ้นบนปฏิทินแบบอัตโนมัติ หรือดาวน์โหลดแอป Google Calendar ไว้ในเครื่อง ก็จะช่วยทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นไปอีก
2. เข้าถึงหลายบัญชีพร้อมกัน
หากคุณมีบัญชี Gmail ที่ใช้งานอยู่มากกว่าหนึ่งบัญชี ไม่ต้องวอรี่ไป เพราะคุณสามารถสลับบัญชีเพื่อล็อคอินได้อย่างง่ายดาย เพียงคลิกไอคอนโปรไฟล์แล้วเลือกเพิ่มบัญชีอื่น กดล็อกอินไว้ คราวนี้เวลาอยากจะสลับอีเมลเเพื่อใช้งานก็ง่ายแสนง่าย ทำได้แค่คลิกเดียว
3. จัดการกับขยะใน Inbox
เดี๋ยวนี้ไม่ว่าจะเข้าไปใช้งานเว็บไหน ก็มักจะถูกล่อลวงให้ใส่ที่อยู่อีเมล กด Subcribe รับข่าวสารทั้งที่ตั้งใจและไม่ต้ังใจ จนเริ่มมีอีเมลแปลกๆ ทะลักเข้ามาใน Inbox ปัญหานี้จัดการได้เพียงแค่คุณจัดระเบียบอีเมล และจัดลำดับความสำคัญของอีเมล โดยใช้ฟีเจอร์ตัวกรองที่มีประโยชน์ แต่หลายคนยังไม่รู้ แค่เลือกดูการตั้งค่าทั้งหมด จากนั้นคลิกตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก คราวนี้จะสร้างตัวกรองใหม่ หรือปรับแต่ง เพื่อจัดระเบียบอีเมลตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือคีย์เวิร์ด ก็ได้ตามที่สะดวกเลย
4. ตั้งค่าลายเซ็นได้แบบมือโปร
อยากใช้อีเมลแบบมือโปรอย่าลืมตั้งค่าลายเซ็นแนบท้ายในจดหมาย เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดขั้นตอนเขียนข้อความแล้วยังทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แค่เข้าไปที่การตั้งค่า เลือกดูการตั้งค่าทั้งหมด จากนั้นเลื่อนลงไปจนกว่าคุณจะเห็นลายเซ็น แล้วคลิกสร้างใหม่ ลายเซ็นที่คุณสร้างขึ้นจะปรากฏในการตั้งค่าซึ่งคุณสามารถแก้ไขหรือลบได้ตามใจต้องการ
5. มือลั่น ก็ยกเลิกเมลที่ส่งได้
หากคุณเกิดมือลั่น ไม่ได้ตั้งใจจะส่งข้อความนั้น? ออกไป Gmail ช่วยให้คุณยกเลิกข้อความได้ คุณนี้เรียกว่ายกเลิกการส่งทันที หลังจากที่คุณกดส่งข้อความที่ด้านล่างของหน้าจอจะปรากฏขึ้นว่ามีการส่งข้อความ แต่ยังมีตัวเลือกในการเลิกทำ หรือดูข้อความ เมื่อคุณคลิกเลิกทำ Gmail จะหยุดส่งข้อความ
นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขระยะเวลาที่คุณต้องยกเลิกข้อความได้อีกด้วย หากต้องการยกเลิกการตั้งค่าการส่งให้ไปที่การตั้งค่า ดูการตั้งค่าทั้งหมด แล้วเลื่อนลงไปที่ยกเลิกการส่ง จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าหน้าต่างการยกเลิกการส่ตามเวลาที่กำหนดได้
6. เลือกเวลาส่งได้ ไม่ต้องกลัวลืม
การตั้งเวลาส่งข้อความจะเป็นประโยชน์หากคุณไม่ต้องการรบกวนเพื่อนร่วมงานด้วยการแจ้งเตือนทางอีเมล หรือกลัวลืมส่งเมลเพราะงานล้นมือ ก็สามารถกำหนดเวลาส่งข้อความได้เพียงพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการ แต่แทนที่จะคลิกส่งให้คลิกลูกศรลง ตรงปุ่ม Send เพื่อให้ Gmail ช่วยแนะนำเวลา หรือเลือกเวลาส่งแบบที่คุณต้องการได้ด้วยตนเอง
7. เดาคำได้ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
ฟีเจอร์ Smart Compose ของ Gmail ทำงานเหมือนเครื่องมือคาดเดาคำบนสมาร์ทโฟน ที่จะช่วยให้การเขียนอีเมล ไม่จต้องพิมพ์ซ้ำๆ กับคำที่ใช้บ่อย ทำให้การเขียนเมลเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น แต่ถ้าคุณรู้สึกว่ามันน่ารำคาญมากกว่าก็ปิดได้ในการตั้งค่าได้นะ
8. เช็คได้คำไหนเขียนผิด
เครื่องมือตรวจสอบการสะกดคำของ Gmail ช่วยลดความเครียดของคนทำงานได้ดีในระดับหนึ่ง เพราะช่วยตรวจสอบการสะกดในคำที่คุณไม่แน่ใจจริง ๆ หรือเกิดลั่นสะกดผิดเพราะพิมพ์เร็วเกินไป Gmail จะขีดเส้นใต้คำผิดให้ ยิ่งไปกว่านั้น Gmail ยังมีคุณสมบัติด้านไวยากรณ์และการแก้ไขอัตโนมัติอีกด้วย สามารถเปิดหรือปิดได้ในการตั้งค่า ตรวจสอบการสะกด
9. ปิดเสียงเตือนน่ารำคาญ
เสียงเตือนอีเมลเข้าที่น่ารำคาญโดยเฉพาะเวลาประชุมนั้น ปิดได้ แค่คลิกไอคอนการตั้งค่า เลือกปิดเสียง แล้วอย่าลืมว่าการยกเลิกก็มีเสียงหากคุณเผลอไปคลิกโดยไม่ได้ตั้งใจ
10. ติดป้ายกำกับให้เมลสำคัญ
ป้ายกำกับสามารถทำให้ inbox ของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น เป็นเหมือนตัวกรอง ป้ายกำกับจะอยู่ในแถบด้านข้างซึ่งคุณจะพบ Inbox, Sent, Junk และโฟลเดอร์อื่น ๆ แค่สร้างป้ายกำกับใหม่ จากนั้นคุณสามารถตั้งชื่อป้ายกำกับและป้ายกำกับกลุ่มได้ ตัวอย่างเช่น ป้ายกำกับสำหรับงานลูกค้าที่สำคัญ หรือการบ้านที่ต้องส่ง
ไปลองใช้ กันดูนะครับ
