เอาใจคนทำงานออนไลน์ ผ่าน Google ไม่ว่าจะสร้างไฟล์เอกสาร Doc , Slide , Sheet ที่เปิดให้แก้ไข ใช้งานแบบแชร์กันได้ แค่มีเน็ต กับเทคนิคที่จะช่วยประหยัดเวลา ทำงานได้แบบมือโปรมาบอกกัน
1. สร้างไฟล์ Doc ง่ายๆ แค่พิมพ์ ในช่อง URL
อยากสร้างไฟล์งานใหม่ ไม่ต้องคลิกเข้าเว็บให้ยุ่งยาก แค่พิมพ์ docs.new, sheets.new และ slides.new ในช่อง URL ก็สามารถเปิดเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอชิ้นใหม่บน Google ไดรฟ์ได้ในคลิกเดียว แค่นี้ก็ช่วยประหยัดเวลา แบบที่ไม่ต้องพึ่งพาเมนูหรืออะไรที่มันยุ่งยากอีกต่อไป
2. เตรียมพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์
ถึงจะทำงานบนออนไลน์ แต่ก็หมดห่วงได้แม้ไม่มีอินเตอร์เน็ต แค่เปิดใช้งานการแก้ไขแบบออฟไลน์ทำง่ายๆ บนมือถือ ลองคลิกที่ไอคอนฟันเฟือง เลือกตั้งค่า จากนั้นเลื่อนปุ่มให้ใช้งานออฟไลน์ได้ เป็นอันเสร็จ
3. นับตัวอักษร สร้างกราฟได้แบบง่ายๆ
ใน Google Doc มีต่วช่วย นับตัวอักษรได้แบบเรียลไทม์ แค่ไปที่เมนูจุดสามจุด เลือก Word Count ส่วนคนที่ใช้ไฟล์ Google Sheet แล้วต้องการสร้างกราฟเปรียบเทียบข้อมูล สามารถครีเอตตารางสถิติเรียกดูได้ หรือแสดงค่าอื่น ๆ ที่ต้องการได้ แค่กดเครื่องหมายสำรวจที่มุมขวาล่าง หรือกด Explore ตรงเมนูจุด 3 จุด
4. เปลี่ยนเสียงพูดให้เป็นข้อความได้ แบบไม่ต้องพิมพ์
เรียกว่าทำได้ดีเลยทีเดียว สำหรับฟังก์ชั่นแปลงเสียงพูดเป็นตัวอักษร ใน Google Doc ที่ใช้งานบนเว็บ ให้คลิกเครื่องมือและเลือกพิมพ์ด้วยเสียง ยิ่งพูดในห้องเงียบๆ คุณอาจจะแปลกใจว่า ทำไมมันแม่นจัง
5. ควบคุมสิทธิ์การใช้งานได้
เลือกตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เอกสาร ชีต และสไลด์ ที่ใช้งานร่วมกันบนออนไลน์ได้ อยากเพิ่มผู้ร่วมแก้ไข หรือให้ดูได้อย่างเดียวก็เลือกได้ แค่กดตั้งค่าเพิ่มเติมในปุ่มแชร์
6. ย้อนเวลากลับไปจุดเริ่มต้นได้
Google Doc , Sheet และ Slide มาพร้อมกับตัวเลือกการเลิกทำแบบง่าย ๆ โดยมีประวัติเวอร์ชันแบบหลายชั้น ที่เลือกวันที่ต้องการย้อนกลับไปได้ แค่กดไปไฟล์แล้วคลิกประวัติเวอร์ชัน
7. ตั้งค่าแจ้งเตือนได้ ถ้ามีอะไรเปลี่ยนแปลง
ชีตจะส่งคำสั่ง ping เข้ากล่องจดหมายของคุณทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง หากต้องการ แค่คลิกเครื่องมือ แล้วกดการแจ้งเตือนแบบทันที หรือเลือกรับอีเมลสรุปการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งหมดในแต่ละวันก็ยังได้
8. ล็อคเฉพาะเซลล์ที่เป็นความลับ ไม่ให้ใครเห็น
ใครที่เปิดให้หลายคนทำงานร่วมกันใน Sheet เดียว อาจจะกังวลว่าข้อมูลลับบางอย่าง จะหลุดรอดออกไปได้ แต่ไม่ต้องห่วง เพราะมันตั้งค่าแก้ไขได้ แค่เลือกเซลล์ที่เป็นความลับ จากนั้นคลิกขวา และเลือกป้องกันเฉพาะ เซลล์ที่ต้องการ หรือระบุผู้ที่สามารถแก้ไขได้
9. ตัดต่อวิดีโอภายในสไลด์
หากคุณต้องการตัดบางส่วนของวิดีโอบน YouTube มาใช้ในงานนำเสนอ บน Slide ของคุณก็ย่อมได้ แค่คลิกขวาที่วีดีโอ เลือกตัวเลือกรูปแบบ และดูที่การตั้งค่าการเล่นวิดีโอบนทางด้านขวา
10. อย่าเริ่มจากศูนย์
บ่อยครั้งคุณอาจต้องสร้างสไลด์ใหม่ที่ตรงกับสไลด์ที่สร้างเอาไว้แล้ว วิธีที่ฉลาดกว่าคือเข้าไปที่ไฟล์ แล้วเลือกทำสำเนาทั้งสไลด์ สร้างเป็นไฟล์ใหม่แบบง่ายๆ แค่นี้เอง
