นายเกาเหลาเข้าใจว่าเรื่องของการจัดเก็บไฟล์งานถือเป็นเอกลักษณ์เอกบุรุษเฉพาะตัว บางคนเลือกเก็บในโฟลเดอร์เฉพาะที่จัดไว้ แต่บางคนเลือกวางไว้บนเดสก์ทอปจะได้เรียกใช้งานง่ายๆ แต่บางคนไม่เคยคิดวางแผน ตรงไหนว่างก็ลากมาใส่เลย ถ้าข้อมูลมีเยอะก็อาจสร้างความมั่วในชีวิตได้ ดังนั้นเครื่องมือในการค้นหาจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นเมื่อเกิดปัญหาในเรื่องของการหาไฟล์ นอกจากจะต้องปรับลักษณะนิสัยให้รู้จักจัดเก็บให้เป็นระเบียบยิ่งขึ้นแล้ว ก็ยังจะต้องรู้จักวิธีค้นหาด้วยว่าต้องทำอย่างไรบ้าง
อันดับแรก หากจำชื่อไฟล์หรือประเภทของไฟล์ได้ว่าเป็นแบบใด เสียง ภาพ วิดีโอหรือ System การใช้ระบบ Search ของวินโดวส์ในการค้นหาก็เป็นเรื่องง่าย ซึ่งหากจะลดเวลาการหาให้น้อยลง ก็อาจจะระบุขอบเขตด้วยว่าให้ค้นหาเฉพาะไดรฟ์ที่ต้องสงสัยเท่านั้น
ส่วนถ้าจำขื่อไฟล์ไม่ได้ แต่พอจะจำเนื้อหาของไฟล์ที่ต้องการได้ สามารถใช้ระบบค้นหา Instant Search ที่มีใน Windows 7 เพราะสามารถค้นจากดัชนีของไฟล์ได้รวดเร็วและค้นลึกไปถึงเนื้อหาของไฟล์ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น MS Word, Excel หรือ PowerPoint และไฟล์นามสกุลอื่นๆ ที่รองรับ
เคล็ดลับสำคัญในการค้นหาไฟล์รูปแบบนี้อยู่ที่ การทำดัชนีเพื่อระบุลักษณะไฟล์ เนื้อหา รวมถึงยังต้องตั้งค่าขอบเขตของการค้นหาเพิ่มเติมด้วย เพราะระบบจะค้นหาจากพื้นที่ปกติเท่านั้น อย่าง My Document เป็นต้น ซึ่งหากมีการแบ่งไดรฟ์ในการเก็บข้อมูล ก็จำเป็นจะต้องเข้าไปเพิ่มใน Index Option เพื่อให้การค้นหาเข้าไปถึง วิธีการก็คือ กดปุ่มเมนู Start แล้วพิมพ์ Index Option กด Enter แล้วสั่ง Modify เพื่อเพิ่มไดรฟ์ที่ต้องการเข้าไปในขอบเขตการค้นหา
