ห่างหายทิปที่เกี่ยวกับ Excel พอถึงโอกาสพิเศษที่คอมพิวเตอร์.ทูเดย์ครบรอบ 20 ปีทั้งที นายเกาเหลาก็เลยขอนำเสนอทิปเกี่ยวกับ Excel ซึ่งแน่นอนว่าประโยชน์เหลือล้น ทิปต่อไปนี้เป็นเทคนิคในการจัดเก็บข้อมูลลง Excel เป็นที่ทราบกันดีกว่าคนส่วนใหญ่จะใช้ Excel ในการเก็บรายชื่อของลูกค้า ประเด็นอยู่ตรงช่วงการคีย์ข้อมูล เนื่องจากจำนวนข้อมูลมีมาก เราก็เลยต้องใช้ให้น้องๆ ช่วยกรอกข้อมูลให้ นายเกาเหลาใช้คำว่า “น้องๆ” แสดงว่ามีมากกว่า 1 คน พอมีคนมาก ก็เลยทำให้เกิดปัญหา!
ปัญหาที่ว่าคือบางคนพิมพ์ตัวพิมพ์เล็กหมด บางคนก็เคาะช่องว่างระหว่างชื่อกับนามสกุลไม่เท่ากัน (เคาะกันตามใจชอบ) ซึ่งก็จะส่งผลต่อการนำข้อมูลไปคำนวณวิเคราะห์ต่อเป็นอย่างมาก ยิ่งเป็นอีเมล์ด้วยจะดูไม่จืดเวลาเอาไปส่ง เพราะอีเมล์ที่มีช่องว่างต่อท้ายจะถูกตีกลับ (เพราะโปรแกรมส่งเมล์เข้าใจว่าเป็นอีเมล์) ทิปต่อไปนี้จะช่วยให้ข้อมูลในเอกสารกลับมาเป็นระเบียบเรียบร้อยพร้อมนำไปใช้งานไม่ติดขัด
1. สร้างตารางข้อมูลตัวอย่างกันก่อน จะเห็นว่าชื่อแรกจะมีช่องว่างอยู่หน้าชื่อและพิมพ์ด้วยตัวพิมพ์เล็กหมดเลย ชื่อที่สองมีช่องว่างระหว่างชื่อกับนามสกุลมากเกิน 1 เคาะ ส่วนชื่อสุดท้ายชื่อเริ่มต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่แล้วตามด้วยตัวพิมพ์เล็กหมด
2. เราจะเอาช่องว่างที่มีมากเกินจำเป็นออกไปก่อน โดยที่เซลล์ B1 ให้ใส่สูตรว่า =TRIM(A2) กด Enter จากนั้นก็ก๊อบปี้สูตรไปที่เซลล์ B3 ถึง B4
3. ขั้นต่อมานายเกาเหลาจะทำให้ตัวอักษรของชื่อและนามสกุลเริ่มต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ตามด้วยตัวพิมพ์เล็ก โดยให้ที่เซลล์ C1 ให้ใส่สูตร =PROPER(B2) กด Enter จากนั้นก็ก๊อบปี้สูตรไปที่เซลล์ C3 ถึง C4
4. ในตอนนี้เท่ากับว่าข้อมูลในคอลัมน์ C เป็นข้อมูลที่สมบูรณ์สุด แต่เนื่องจากเป็นผลลัพธ์จากการคำนวณ ดังนั้นจึงไม่สามารถลบคอลัมน์ A และ B ทิ้งได้ (ถ้าลบก็จะเกิด Error) การแก้ปัญหานี้ทำได้โดยก๊อบปี้คำตอบไปไว้ที่คอลัมน์ D โดยจะต้องแปลงค่าสูตรเป็น Value วิธีการก็ให้เราไฮไลน์เซลล์ C2 ถึง C4 คลิกปุ่ม Copy แล้วคลิกที่เซลล์ D2 คลิก Paste Value
5. ข้อมูลในคอลัมน์ D จะถูกแปลงเป็นข้อมูลตัวอักษรแทนสูตร ถึงตรงนี้เราก็แค่ไฮไลต์คอลัมน์ A, B และ C จากนั้นคลิกขวาเลือก Delete เพียงเท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลรายชื่อที่ถูกต้องพร้อมนำไปใช้งานต่อแล้ว
